Apa yang harus dilakukan jika PDF terlalu besar untuk dikirim lewat email

Layanan email menetapkan ukuran lampiran maksimum, dan batasnya berbeda di setiap penyedia serta bisa berubah dari waktu ke waktu. Saat artikel ini ditulis, Gmail menerima lampiran hingga 25 MB per pesan, jadi periksa aturan terbaru penyedia Anda sebelum mencoba. Jika PDF terlalu besar, Anda bisa kompres file tersebut, memisahkannya menjadi beberapa bagian, membuatnya ulang dari gambar yang lebih kecil, atau membagikan tautan alih-alih melampirkan file. Solusi di bawah ini diurutkan dari yang paling cepat.

Kompres PDFPDF terlalu besar untuk dikirimPakai gratis

Mengapa ukuran file melewati batas

Email mengirim lampiran sebagai teks yang dienkode, dan enkode itu membuat lampiran sekitar sepertiga lebih besar daripada file aslinya. PDF 20 MB, misalnya, bisa menjadi sekitar 27 MB data surat, yang mungkin melewati batas meskipun file tampak aman.

Biasanya, penyebab utamanya adalah gambar. PDF dari halaman hasil pindai menyimpan setiap halaman sebagai gambar, sering kali beresolusi tinggi, sehingga beberapa lusin hasil pindai bisa membuat file sangat besar. PDF yang hanya berisi teks umumnya kecil. Periksa ukuran file terlebih dahulu, lalu pilih solusi yang sesuai dengan isinya.

Opsi 1: pisah menjadi beberapa bagian

Gunakan alat pisah untuk membuat PDF yang lebih kecil, masing-masing di bawah batas. Beri nomor pada setiap bagian, misalnya laporan-bagian-1-dari-3.pdf, dan sebutkan jumlah bagiannya dalam email agar penerima tahu apakah dokumennya sudah lengkap. Cara ini cocok untuk dokumen teks yang terdiri dari banyak halaman. Kekurangannya, penerima harus mengumpulkan semua bagian.

Opsi 2: buat ulang dari gambar yang lebih kecil

Jika PDF dibuat dari foto atau hasil pindai, kembali ke gambar sumbernya dan perkecil ukurannya. Kompres setiap gambar hingga teksnya masih terbaca pada zoom 100 persen, lalu gabungkan menjadi satu PDF. Hasilnya sering kali jauh lebih kecil dari file asli, karena gambar sudah disesuaikan dengan ukuran halaman. Periksa keterbacaannya sebelum mengirim, sebab teks paling kecil adalah yang pertama kali menjadi buram.

Opsi 3: bagikan tautan

Unggah file ke layanan penyimpanan awan atau berbagi file, lalu kirim tautannya, bukan lampiran. Tautan menghindari batas lampiran sepenuhnya. Pilih pengaturan berbagi dengan cermat. Jika tautan dapat diakses siapa saja yang memilikinya, siapa pun yang menerimanya bisa membuka file tersebut, jadi sesuaikan izin akses dengan tingkat kerahasiaan dokumen.

Opsi	Paling cocok untuk	Kompromi
Pisah menjadi beberapa bagian	Dokumen teks yang panjang dan terdiri dari banyak halaman	Penerima membutuhkan semua bagian
Buat ulang dari gambar yang lebih kecil	PDF hasil pindai atau berbasis foto	Gambar dienkode ulang dengan kualitas lebih rendah
Bagikan tautan	File besar dan penerima yang sudah diketahui	Penerima harus membuka tautan, dan izin akses itu penting

Apa yang diubah oleh Kompres PDF

fixmint bekerja di browser Anda dan tidak mengirim atau menyimpan file, jadi langkah mengirim dan berbagi dilakukan di aplikasi email atau penyimpanan Anda. Kompres PDF memperkecil PDF yang sudah jadi dengan menggambar ulang setiap halaman sebagai gambar yang ringkas. Cara ini cocok untuk hasil pindai dan file yang banyak berisi foto. Namun, teks pada hasilnya tidak bisa lagi dipilih, jadi simpan file asli jika Anda memerlukannya. Mengapa PDF saya sebesar ini? menjelaskan kompromi tersebut.

Periksa batas di sisi penerima

Pesan bisa ditolak oleh penyedia email penerima meskipun batas kirim Anda sendiri masih memungkinkan. Jika tidak yakin, gunakan batas yang paling kecil di antara yang Anda ketahui, atau tanyakan kepada penerima batas apa yang diterima penyedia email mereka.

Atur hasil pindai untuk lain kali

Saat memindai dokumen untuk dikirim, gunakan resolusi sedang, bukan yang tertinggi yang ditawarkan pemindai Anda. Dokumen teks tidak memerlukan detail setingkat foto agar terbaca jelas, dan pengaturan yang lebih rendah membuat file tetap kecil sejak awal. Tetap periksa keterbacaannya pada zoom 100 persen sebelum mengirim. Untuk perhitungan di balik pemilihan resolusi, lihat pengaruh pengaturan DPI terhadap halaman Anda.

Waspadai lampiran yang terulang

Balasan atau teruskan pesan bisa membawa lampiran itu lagi, dan salinan tersebut dapat mendorong pesan melewati batas meskipun file aslinya masih muat. Jika file sudah ada di pesan sebelumnya dalam utas yang sama, rujuk salinan tersebut alih-alih melampirkannya lagi.

Simpan salinan yang rapi

Simpan versi yang lebih kecil dan tetap terbaca untuk email, serta versi ukuran penuh untuk arsip Anda. Beri nama yang jelas agar Anda tidak keliru mengirim file yang salah lain kali.

Perkirakan ukuran sebelum melampirkan

Periksa ukuran setiap bagian yang akan Anda kirim, lalu tambahkan sekitar sepertiga untuk enkode yang digunakan email. Bagian yang tampak sedikit di bawah batas bisa saja melewatinya setelah dilampirkan. Sisakan margin yang cukup, atau pisahkan menjadi satu bagian lebih banyak dari yang Anda kira perlu.

Cara melakukannya dengan fixmint

1. Seret PDF ke Kompres PDF. Baris file menampilkan ukuran dan jumlah halamannya.
2. Pilih Kuat, lalu tekan Unduh pada file yang lebih kecil. Jika hasilnya tidak lebih kecil, alat akan menawarkan kembali file asli. Periksa teks kecil pada zoom 100 persen.
3. Jika masih melebihi batas, gunakan Pisah PDF, pilih Pisah setiap N halaman, atur halaman untuk setiap PDF, lalu unduh ZIP berisi bagian-bagiannya.
4. Periksa ukuran setiap bagian, dan sisakan sekitar sepertiga lebih untuk enkode email, sebelum melampirkannya.

Jawaban singkat

Mengapa PDF saya lebih besar dari yang saya perkirakan? Halaman hasil pindai dan foto disimpan sebagai gambar, dan gambar beresolusi tinggi membuat file menjadi besar. Buat ulang PDF dari versi gambar yang lebih kecil.

Apakah memisahkan PDF membuat ada yang hilang? Pemisahan mempertahankan isi setiap halaman. Setiap bagian hanya berisi halamannya sendiri, jadi tidak ada yang hilang selama Anda menyimpan semua bagiannya.

Apakah mengompres PDF ke ZIP membantu? Biasanya hanya sedikit. PDF sudah menyimpan isinya dalam bentuk terkompresi, jadi ZIP umumnya hanya menghemat sedikit ruang.