Wat te doen als een pdf te groot is om te mailen

E-mailservices stellen een maximale grootte voor bijlagen, en die limiet verschilt per provider en kan na verloop van tijd veranderen. Op het moment van schrijven accepteert Gmail maximaal 25 MB per bericht, dus controleer de actuele regel van je provider voordat je het probeert. Is een pdf te groot, dan kun je hem comprimeren, in delen splitsen, opnieuw maken van kleinere afbeeldingen, of in plaats van een bijlage een link delen. De oplossingen hieronder beginnen met de snelste.

PDF comprimerenPDF te groot om te mailen of uploadenGratis doen

Waarom het bestand boven de limiet uitkomt

E-mail verstuurt bijlagen als gecodeerde tekst, en die codering maakt een bijlage ongeveer een derde groter dan het bestand zelf. Een pdf van 20 MB kan dus als ongeveer 27 MB aan maildata aankomen, en dat kan boven de limiet liggen, ook al zag het bestand er prima uit.

Het grootste deel komt meestal van afbeeldingen. Een pdf van gescande pagina's slaat elke pagina op als foto, vaak in hoge resolutie, dus een paar dozijn scans kunnen samen groot worden. Een pdf met alleen tekst is meestal klein. Controleer eerst de bestandsgrootte en kies dan de oplossing die past bij wat erin zit.

Optie 1: splits hem in delen

Gebruik de tool PDF splitsen om kleinere pdf's te maken, elk onder de limiet. Geef ze delnummers, zoals rapport-deel-1-van-3.pdf, en vermeld in de e-mail hoeveel delen er zijn, zodat de ontvanger weet of hij alles heeft. Dit werkt goed voor documenten met veel tekst op meerdere pagina's. Het nadeel is dat de ontvanger alle delen moet verzamelen.

Optie 2: maak hem opnieuw van kleinere afbeeldingen

Als de pdf is gemaakt van foto's of scans, ga dan terug naar de oorspronkelijke afbeeldingen en maak die kleiner. Comprimeer elke afbeelding tot een formaat waarbij de tekst nog leesbaar is op 100 procent zoom, en voeg ze samen tot één pdf. Het resultaat is vaak veel kleiner dan het origineel, omdat de afbeeldingen nu op het formaat van de pagina zijn afgestemd. Controleer de leesbaarheid voordat je verstuurt, want de kleinste tekst wordt als eerste onscherp.

Optie 3: deel een link

Upload het bestand naar een clouddrive of een dienst voor bestandsdeling en stuur een link in plaats van een bijlage. Een link omzeilt bijlagelimieten helemaal. Kies de deelinstelling zorgvuldig. Staat de link op iedereen met de link, dan kan iedereen die hem ontvangt het bestand openen. Stem de rechten daarom af op hoe gevoelig het document is.

Optie	Het best geschikt als	Nadeel
Splitsen in delen	Tekstrijke documenten over meerdere pagina's	De ontvanger heeft elk deel nodig
Opnieuw maken van kleinere afbeeldingen	Scans of pdf's op basis van foto's	Afbeeldingen worden opnieuw gecodeerd met lagere kwaliteit
Een link delen	Grote bestanden en een bekende ontvanger	De ontvanger moet de link openen, en rechten zijn belangrijk

Wat PDF comprimeren verandert

fixmint werkt in je browser en verstuurt of hostt geen bestanden, dus de verzend- en deelstappen gebeuren in je mail- of clouddrive-app. PDF comprimeren maakt een afgewerkte pdf kleiner door elke pagina opnieuw als compacte afbeelding te tekenen. Dat past bij scans en bestanden met veel foto's; de tekst in het resultaat kun je daarna niet meer selecteren, dus bewaar het origineel als je dat nodig hebt. Waarom is mijn pdf zo groot? legt de afweging uit.

Controleer de limiet aan de kant van de ontvanger

Een bericht kan door de provider van de ontvanger worden geweigerd, ook als jouw eigen verzendlimiet het toelaat. Weet je het niet zeker, blijf dan onder de kleinste limiet die je kent, of vraag de ontvanger wat zijn provider accepteert.

Plan de scan de volgende keer

Gebruik bij het scannen van documenten die je gaat versturen een gematigde resolutie in plaats van de hoogste die je scanner biedt. Tekstdocumenten hebben geen fotokwaliteit nodig om duidelijk leesbaar te zijn, en een lagere instelling houdt het bestand vanaf het begin klein. Controleer de leesbaarheid op 100 procent zoom voordat je verstuurt. Voor de rekenkant van de resolutiekeuze, zie wat de DPI-instelling met je pagina's doet.

Let op herhaalde bijlagen

Een antwoord of doorgestuurd bericht kan de bijlage opnieuw meesturen, en die kopie kan een bericht boven de limiet duwen, ook als het origineel past. Staat het bestand al in een eerder bericht van de draad, verwijs dan naar die kopie in plaats van het opnieuw bij te voegen.

Bewaar een schone kopie

Bewaar een kleinere, leesbare versie voor e-mail en de volledige versie voor je archief. Geef ze duidelijke namen, zodat je de volgende keer niet de verkeerde verstuurt.

Schat de grootte in voordat je bijvoegt

Controleer de grootte van elk deel dat je wilt versturen, en tel ongeveer een derde erbij voor de codering die e-mail gebruikt. Een deel dat net onder de limiet lijkt, kan als bijlage er toch overheen gaan. Houd een ruime marge aan, of splits in één deel meer dan je denkt nodig te hebben.

Zo doe je het met fixmint

1. Sleep de pdf naar PDF comprimeren. De bestandsregel toont de grootte en het aantal pagina's.
2. Kies Sterk en klik op Downloaden bij het kleinere bestand. Is het resultaat niet kleiner, dan biedt de tool het origineel weer aan. Controleer kleine tekst op 100 procent zoom.
3. Is het nog steeds te groot, gebruik dan PDF splitsen, kies Splits elke N pagina's, stel de pagina's in elke pdf in en download het zip-bestand met de delen.
4. Controleer de grootte van elk deel en tel ongeveer een derde extra op voor e-mailcodering voordat je bijvoegt.

Snelle antwoorden

Waarom is mijn pdf groter dan ik verwachtte? Gescande pagina's en foto's worden als afbeeldingen opgeslagen, en afbeeldingen met hoge resolutie maken het bestand groot. Maak opnieuw van kleinere versies van die afbeeldingen.

Gaat er iets verloren als ik een pdf splits? Splitsen behoudt de inhoud van elke pagina. Elk deel bevat alleen zijn eigen pagina's, dus er gaat niets verloren zolang je alle delen bewaart.

Helpt een pdf zippen? Meestal heel weinig. PDF's slaan hun inhoud al gecomprimeerd op, dus zippen levert doorgaans maar een kleine besparing op.