Hvad gør du, når en PDF er for stor til at sende på mail?

Mailtjenester sætter en største størrelse for vedhæftede filer, og grænsen varierer mellem udbyderne og kan ændre sig over tid. Da denne artikel blev skrevet, accepterer Gmail op til 25 MB pr. besked, så tjek din udbyders aktuelle regler, før du prøver. Når en PDF er for stor, kan du komprimere den, splitte den i dele, bygge den om af mindre billeder eller dele et link i stedet for at vedhæfte filen. Løsningerne nedenfor starter med den hurtigste.

Komprimer PDFPDF for stor til mail eller uploadPrøv gratis

Hvorfor filen vokser over grænsen

Mail sender vedhæftede filer som kodet tekst, og den kodning gør en vedhæftning cirka en tredjedel større end selve filen. En PDF på 20 MB kan derfor ende som omkring 27 MB maildata, og det kan være over grænsen, selvom filen så fin ud.

Det meste fylde kommer typisk fra billeder. En PDF med scannede sider gemmer hver side som et billede, ofte i høj opløsning, så nogle snesevis af scanninger kan blive store. En PDF med kun tekst er som regel lille. Tjek filstørrelsen først, og vælg derefter den løsning, der passer til indholdet.

Løsning 1: split den i dele

Brug split-værktøjet til at lave mindre PDF'er, som hver ligger under grænsen. Navngiv dem med delnumre, fx rapport-del-1-af-3.pdf, og skriv i mailen, hvor mange dele der er, så modtageren ved, om de har det hele. Det fungerer godt for dokumenter med meget tekst over flere sider. Ulempen er, at modtageren skal samle alle dele.

Løsning 2: byg den om af mindre billeder

Hvis PDF'en er lavet af fotos eller scanninger, så gå tilbage til de oprindelige billeder og gør dem mindre. Komprimer hvert billede til en størrelse, hvor teksten stadig kan læses ved 100 procent zoom, og kombiner dem derefter til én PDF. Resultatet bliver ofte meget mindre end originalen, fordi billederne nu er tilpasset siden. Tjek læsbarheden, før du sender, for det er den mindste tekst, der sløres først.

Løsning 3: del et link

Upload filen til en skytjeneste eller en fildelingstjeneste, og send et link i stedet for en vedhæftning. Et link undgår helt grænser for vedhæftede filer. Vælg delingsindstillingen omhyggeligt. Hvis linket er sat til alle med linket, kan enhver, der får det, åbne filen, så tilpas adgangen til, hvor følsomt dokumentet er.

Løsning	Bedst når	Afvejning
Split i dele	Tekstrige dokumenter over flere sider	Modtageren har brug for alle dele
Byg om af mindre billeder	Scanninger eller PDF'er baseret på fotos	Billeder kodes igen med lavere kvalitet
Del et link	Store filer og en kendt modtager	Modtageren skal åbne linket, og adgangen har betydning

Hvad Komprimer PDF ændrer

fixmint kører i din browser og sender eller gemmer ikke filer, så afsendelsen og delingen sker i din mail- eller drev-app. Komprimer PDF gør en færdig PDF mindre ved at tegne hver side om som et kompakt billede. Det passer til scanninger og filer med mange fotos; teksten i resultatet kan ikke længere markeres, så behold originalen, når du har brug for det. Hvorfor er min PDF så stor? forklarer afvejningen.

Tjek grænsen hos modtageren

En besked kan blive afvist af modtagerens udbyder, selvom din egen afsendelsesgrænse tillader den. Er du i tvivl, så hold dig under den mindste af de grænser, du kender, eller spørg modtageren, hvad deres udbyder accepterer.

Planlæg scanningen næste gang

Når du scanner dokumenter til afsendelse, så brug en moderat opløsning i stedet for den højeste, din scanner tilbyder. Tekstdokumenter behøver ikke fotokvalitet for at være letlæselige, og en lavere indstilling holder filen lille fra start. Tjek stadig læsbarheden ved 100 procent zoom, før du sender. Hvis du vil vide, hvad regnestykket bag opløsningen er, så se hvad DPI-indstillingen gør ved dine sider.

Pas på gentagne vedhæftninger

Et svar eller et videresendt mail kan føre vedhæftningen med sig igen, og den kopi kan skubbe en besked over grænsen, selvom originalen passer. Hvis filen allerede er i en tidligere mail i tråden, så henvis til den kopi i stedet for at vedhæfte den igen.

Gem en ren kopi

Gem en mindre, læsbar version til mail og den fulde version til dit arkiv. Giv dem tydelige navne, så du ikke sender den forkerte næste gang.

Estimer størrelsen, før du vedhæfter

Tjek størrelsen på hver del, du vil sende, og læg cirka en tredjedel oveni til den kodning, mail bruger. En del, der ser ud til at ligge lige under grænsen, kan være over den, når den er vedhæftet. Lad der være en god margin, eller split i én del mere, end du tror, du har brug for.

Sådan gør du med fixmint

1. Træk PDF'en ind i Komprimer PDF. Fillinjen viser dens størrelse og sidetal.
2. Vælg Stærk og tryk på Download for den mindre fil. Hvis resultatet ikke er mindre, tilbyder værktøjet originalen igen. Tjek små tekster ved 100 procent zoom.
3. Hvis den stadig er over grænsen, så brug Split PDF, vælg Split hver N side, angiv siderne i hver PDF, og download ZIP-filen med delene.
4. Tjek størrelsen på hver del, og læg cirka en tredjedel oveni til mailkodningen, før du vedhæfter.

Hurtige svar

Hvorfor er min PDF større, end jeg forventede? Scannede sider og fotos gemmes som billeder, og billeder i høj opløsning gør filen stor. Byg den om af mindre versioner af de billeder.

Mister jeg noget, hvis jeg splitter en PDF? Splitning bevarer indholdet på hver side. Hver del indeholder kun sine egne sider, så intet går tabt, så længe du beholder alle delene.

Hjælper det at zippe PDF'en? Som regel meget lidt. PDF'er gemmer allerede deres indhold komprimeret, så zipning sparer typisk kun en lille smule.