Mitä tehdä, kun PDF on liian suuri sähköpostiin

Sähköpostipalvelut asettavat liitteille enimmäiskoon, ja raja vaihtelee palveluittain ja voi muuttua ajan myötä. Tätä kirjoitettaessa Gmail hyväksyy enintään 25 MB viestiä kohden, joten tarkista palveluntarjoajasi ajantasainen sääntö ennen kuin yrität lähettää. Kun PDF on liian suuri, voit pienentää sen, jakaa sen osiin, rakentaa sen uudelleen pienemmistä kuvista tai jakaa linkin tiedoston liittämisen sijaan. Alla olevat keinot on järjestetty nopeimmasta alkaen.

Pienennä PDFPDF liian iso sähköpostiinTee se ilmaiseksi

Miksi tiedosto kasvaa rajan yli

Sähköposti kuljettaa liitteet koodattuna tekstinä, ja koodaus tekee liitteestä noin kolmasosan alkuperäistä tiedostoa suuremman. 20 MB:n PDF voi siis lähteä liikkeelle noin 27 MB:n postidatana, mikä voi ylittää rajan, vaikka tiedosto näytti sopivalta.

Suurin osa koosta tulee yleensä kuvista. Skannatuista sivuista koostuva PDF tallentaa jokaisen sivun kuvana, usein suurella resoluutiolla, joten muutama kymmenen skannausta voi olla iso tiedosto. Pelkkää tekstiä sisältävä PDF on yleensä pieni. Tarkista ensin tiedoston koko ja valitse sitten sisältöön sopiva keino.

Vaihtoehto 1: jaa osiin

Luo Jaa PDF -työkalulla pienempiä PDF-tiedostoja, joista kukin on rajan alla. Nimeä ne osanumeroilla, esimerkiksi raportti-osa-1-3.pdf, ja kerro viestissä, montako osaa on, jotta vastaanottaja tietää saaneensa kaiken. Tämä toimii hyvin monisivuisille tekstidokumenteille. Haittapuolena on, että vastaanottajan täytyy koota kaikki osat.

Vaihtoehto 2: rakenna pienemmistä kuvista uudelleen

Jos PDF on tehty valokuvista tai skannauksista, palaa alkuperäisiin kuviin ja pienennä niitä. Pakkaa jokainen kuva kokoon, jossa teksti on yhä luettavissa 100 prosentin zoomauksella, ja yhdistä ne yhdeksi PDF:ksi. Tulos on usein huomattavasti alkuperäistä pienempi, koska kuvat on nyt mitoitettu sivulle sopiviksi. Tarkista luettavuus ennen lähettämistä, sillä pienin teksti sumenee ensimmäisenä.

Vaihtoehto 3: jaa linkkinä

Lataa tiedosto pilvipalveluun tai tiedostonjakopalveluun ja lähetä linkki liitteen sijaan. Linkki kiertää liitekokorajoitukset kokonaan. Valitse jakoasetus huolellisesti. Jos linkki on asetettu kaikille, joilla on linkki, kuka tahansa linkin saava voi avata tiedoston, joten sovita oikeudet asiakirjan arkaluonteisuuden mukaan.

Vaihtoehto	Paras, kun	Kompromissi
Jaa osiin	Tekstivaltaiset, monisivuiset asiakirjat	Vastaanottajan tarvitsee kaikki osat
Rakenna pienemmistä kuvista	Skannaukset tai valokuvapohjaiset PDF:t	Kuvat koodataan uudelleen alemmalla laadulla
Jaa linkkinä	Suuret tiedostot ja tunnettu vastaanottaja	Vastaanottajan täytyy avata linkki, ja oikeuksilla on merkitystä

Mitä Pienennä PDF muuttaa

fixmint toimii selaimessasi eikä lähetä eikä tallenna tiedostoja, joten lähetys- ja jakovaiheet tapahtuvat sähköpostissa tai tiedostosovelluksessa. Pienennä PDF pienentää valmiin PDF:n piirtämällä jokaisen sivun uudelleen tiiviinä kuvana. Tämä sopii skannauksille ja kuvavaltaisille tiedostoille. Tuloksen tekstiä ei enää voi valita, joten säilytä alkuperäinen, jos tarvitset sitä. Miksi PDF-tiedostoni on niin iso? selittää kompromissin.

Tarkista raja vastaanottajan puolelta

Vastaanottajan palveluntarjoaja voi hylätä viestin, vaikka oma lähetysrajasi sallisi sen. Jos et ole varma, pysy alle pienimmän tuntemasi rajan tai kysy vastaanottajalta, mitä hänen palveluntarjoajansa hyväksyy.

Suunnittele skannaus seuraavalla kerralla

Kun skannaat asiakirjoja lähetettäviksi, käytä kohtuullista resoluutiota etkä skannerisi suurinta. Tekstiasiakirjat eivät tarvitse valokuvatasoista tarkkuutta, ja alempi asetus pitää tiedoston pienenä alusta asti. Tarkista silti luettavuus 100 prosentin zoomauksella ennen lähettämistä. Resoluutiovalinnan taustalla olevaa laskentaa varten katso mitä DPI-asetus tekee sivuillesi.

Varo toistuvia liitteitä

Vastaus tai edelleenlähetys voi kuljettaa liitteen mukanaan uudelleen, ja tämä kopio voi ylittää rajan, vaikka alkuperäinen mahtuisi. Jos tiedosto on jo aiemmassa viestissä samassa ketjussa, viittaa siihen sen sijaan, että liität sen uudelleen.

Säilytä siisti kopio

Säilytä pienempi, luettava versio sähköpostia varten ja täysikokoinen versio arkistoa varten. Nimeä ne selkeästi, ettet lähetä väärää seuraavalla kerralla.

Arvioi koko ennen liittämistä

Tarkista jokaisen lähetettävän osan koko ja lisää siihen noin kolmasosa sähköpostin käyttämää koodausta varten. Osa, joka näyttää juuri rajan alle, voi liitettynä ylittää sen. Jätä riittävä marginaali tai jaa yhtä osaa enemmän kuin luulet tarvitsevasi.

Näin teet sen fixmintillä

1. Pudota PDF Pienennä PDF -työkaluun. Tiedostorivi näyttää koon ja sivumäärän.
2. Valitse Voimakas ja paina pienemmän tiedoston kohdalla Lataa. Jos tulos ei ole pienempi, työkalu tarjoaa alkuperäisen takaisin. Tarkista pieni teksti 100 prosentin zoomauksella.
3. Jos tiedosto ylittää yhä rajan, käytä Jaa PDF -työkalua, valitse Jaa joka N sivun jälkeen, aseta kunkin PDF:n sivut ja lataa osat sisältävä ZIP-tiedosto.
4. Tarkista jokaisen osan koko ja varaa noin kolmasosa lisää sähköpostin koodausta varten ennen liittämistä.

Pikavastaukset

Miksi PDF on odotettua suurempi? Skannatut sivut ja valokuvat tallennetaan kuvina, ja suuret resoluutiot kasvattavat tiedostoa. Rakenna tiedosto uudelleen näiden kuvien pienemmistä versioista.

Menetetäänkö jotain, jos jaan PDF:n? Jakaminen säilyttää kunkin sivun sisällön. Jokainen osa sisältää vain omat sivunsa, joten mitään ei menetetä, kunhan säilytät kaikki osat.

Auttaako PDF:n pakkaaminen ZIP-tiedostoksi? Yleensä hyvin vähän. PDF-tiedostot tallentavat sisältönsä jo pakattuna, joten ZIP-pakkaus säästää yleensä vain vähän.