Miten poimia tietyt sivut PDF-tiedostosta

Jos haluat lähettää vain osan PDF-tiedoston sivuista, valitse tarvitsemasi sivunumerot ja tallenna ne uutena tiedostona. Alue kuten 1-3, 5 valitsee sivut 1, 2, 3 ja 5. Asiakirjan jakaminen yksittäisiin sivuihin toimii samalla tavalla, niin että jokaisesta sivusta tulee oma tiedostonsa. Alkuperäinen PDF pysyy täsmälleen ennallaan, kunhan tallennat tuloksen uuteen tiedostoon.

Jaa PDFTarvitsen vain joitakin sivujaTee se ilmaiseksi

Miksi poimia vain osa sivuista

Pienempi tiedosto latautuu nopeammin ja vastaanottajan on helpompi avata se. Kun lähetät vain olennaiset sivut, viestiin ei tule mukaan tarpeetonta tietoa. Pankkitiliote tai sopimus sisältää usein sivuja, joita toinen osapuoli ei tarvitse. Jos on helpompi nimetä sivut, joita et halua, poista ne sen sijaan ja säilytä loput. Opas sivujen poistamiseen kertoo tästä tavasta tarkemmin.

Sivujen jättäminen pois ei kuitenkaan tarkoita, että arkaluonteiset tiedot olisi poistettu. Alla oleva osio piilotetusta sisällöstä selittää, miksi.

Sivualueen kirjoitustapa

Useimmat työkalut käyttävät lyhyttä, pilkuilla erotettua luetteloa. Väliviiva tarkoittaa sivujen jatkuvaa väliä, ja pilkku erottaa osat toisistaan.

Kirjoitat	Saat sivut
5	Vain sivu 5
1-3	Sivut 1, 2 ja 3
1-3, 5	Sivut 1, 2, 3 ja 5
2, 7-9	Sivut 2, 7, 8 ja 9

Alueen sivunumerot viittaavat sivun paikkaan tiedostossa, eivät sivulle painettuun numeroon. Asiakirjassa, jossa on kansisivu tai roomalaisilla numeroilla merkitty esiosa, painetut numerot voivat poiketa paikoista. Tarkista katseluohjelmastasi, mikä sivu on mikäkin, ennen kuin kirjoitat alueen.

Jakaminen yksittäisiin sivuihin

Kun jokainen sivu menee eri henkilölle tai haluat tarkistaa sivut yksi kerrallaan, jaa tiedosto niin, että jokaisesta sivusta tulee oma PDF. Käytä nimiä, joissa on sivunumero, kuten sopimus-sivu-03.pdf, jotta järjestys näkyy heti. Jos sinun pitää lähettää monta tiedostoa kerralla, laita ne kansioon tai zip-arkistoon.

Pidä alkuperäinen ehjänä

Hyvä työkalu kirjoittaa uusia tiedostoja eikä koske alkuperäiseen. Silti kannattaa tehdä kolme asiaa:

• Tallenna tulos uudella, sisältöä kuvaavalla nimellä, kuten sopimus-sivut-3-5.pdf
• Säilytä alkuperäinen pääkopiona kirjanpitoasi varten
• Avaa uusi tiedosto ja laske sivut ennen kuin lähetät sen

Sivujen poistaminen ei ole sama asia kuin sisällön piilottaminen

Poistamasi sivut katoavat uudesta tiedostosta, mutta säilyttämiesi sivujen tiedot jäävät sinne. Lomakekentät, kommentit, kirjanmerkit ja piilotetut tekstikerrokset voivat säilyä. Myös asiakirjan ominaisuudet, kuten tekijän nimi tai otsikko, voivat jäädä tallennetuksi. PDF:ään piirretty musta laatikko peittää tekstin näytöllä, mutta teksti jää alle, joten kun sisällön ei saa olla luettavissa, käytä kunnollista peittämismenetelmää. Periaate on sama kuin miksi sumennus ja laatikot voivat pettää: turvallinen on vain sellainen laatikko, joka korvaa sisällön litteällä kopiolla.

Yleisiä poimintatilanteita

• Yksi allekirjoitettu sivu pidemmästä sopimuksesta, kun tiedät sen sivunumeron.
• Raportin ensimmäiset sivut yhteenvedon jakamiseen.
• Lomakkeen sivut 1 ja 2, kun loput pysyvät itselläsi.
• Jokainen sivu omana tiedostonaan, jotta sen voi arkistoida tai lähettää eri henkilölle.

Näin teet sen fixmintillä

1. Pudota PDF Jaa PDF-työkalun laatikkoon tai napauta laatikkoa ja valitse tiedosto.
2. Pidä Tee-kohdassa valittuna "Poimi valitut sivut yhteen PDF-tiedostoon".
3. Kirjoita sivut kenttään Sivualueet, esimerkiksi 1-3, 5, tai napauta sivuruutuja.
4. Paina Poimi sivut ja lataa uusi tiedosto.
5. Säilytä alkuperäinen. Työkalu kirjoittaa uuden tiedoston, eikä pudottamasi PDF muutu.

Tarkista uusi tiedosto

Avaa tulos ja katso ensimmäinen ja viimeinen sivu ennen lähettämistä. Varmista, että sivumäärä vastaa kirjoittamaasi aluetta. Sivut säilyttävät alkuperäisen järjestyksensä riippumatta siitä, missä järjestyksessä kirjoitat alueet. Jos järjestys näyttää väärältä, järjestä sivut uudelleen uudessa tiedostossa.

Skannatut asiakirjat ja kiertäminen

Skannauksesta poimitut sivut säilyttävät suuntansa. Jos skannattu sivu on alkuperäisessä kyljellään, se on kyljellään myös poimitussa tiedostossa. Korjaa kierto ensin alkuperäisestä kopiosta Käännä PDF-työkalulla, tai lue miksi skannatut PDF-tiedostot tulevat kyljellään tarkemmin.

Jaa ensin, yhdistä sitten

Voit myös jakaa suuren tiedoston, muokata tai korvata yksittäisiä osia ja yhdistää vain ne osat, joita tarvitset. Pidä erilliset osat koossa selkeällä nimeämistavalla, jotta voit koota koko asiakirjan myöhemmin tarvittaessa.

Pikavastaukset

Muuttaako jakaminen alkuperäistä tiedostoa? Ei, kun työkalu kirjoittaa uuden tiedoston. Tallenna silti kopio alkuperäisestä ennen aloittamista.

Miksi sivunumeroni eroavat sivuilla painetuista numeroista? Alueet käyttävät kunkin sivun paikkaa tiedostossa. Painettu numero voi olla eri, etenkin kansisivun jälkeen.

Onko sivun poistaminen sama asia kuin sen piilottaminen? Ei. Poistetut sivut katoavat, mutta säilyttämiesi sivujen teksti, kommentit ja metatiedot jäävät tiedostoon.