Cách thêm sự kiện vào lịch bất kỳ bằng file .ics

Tệp .ics là một tệp văn bản thuần theo định dạng iCalendar, được định nghĩa trong RFC 5545, mô tả một hoặc nhiều sự kiện. Hầu hết ứng dụng lịch đều mở được tệp này, nên bạn chỉ cần gửi một tệp thay vì bảo mọi người tự ghi ngày, giờ và địa điểm. Mở tệp, hoặc nhập nó từ phần cài đặt của lịch, sẽ thêm sự kiện kèm tiêu đề, thời gian và nhắc nhở.

Tạo sự kiện lịchGửi lịch hẹn ai cũng thêm đượcDùng miễn phí

Tệp chứa những gì

Tệp .ics là văn bản thuần. Một sự kiện đơn giản nhất trông như sau:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Example//Calendar//EN
BEGIN:VEVENT
UID:[email protected]
DTSTAMP:20261103T090000Z
DTSTART:20261110T120000Z
DTEND:20261110T130000Z
SUMMARY:Team lunch
LOCATION:Cafe on Main Street
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Mỗi dòng là một thuộc tính gồm tên và giá trị. UID phải là duy nhất cho mỗi sự kiện, để lịch nhận ra khi nó đến hai lần. DTSTAMP ghi thời điểm tạo tệp và phải theo UTC. DTSTART và DTEND cho biết thời gian bắt đầu và kết thúc, còn SUMMARY là tiêu đề. Giá trị văn bản có dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc dấu gạch chéo ngược cần có dấu gạch chéo ngược đứng trước, và ngắt dòng trong mô tả được viết là \n.

Vì sao một tệp dùng được ở mọi nơi

RFC 5545 là chuẩn chung, và các ứng dụng lịch của Google, Apple và Outlook của Microsoft đều đọc được. Chúng không xử lý mọi phần tùy chọn giống hệt nhau, nên hãy giữ tệp đơn giản: một sự kiện, tiêu đề rõ ràng, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và địa điểm (nếu có). Mở tệp sẽ thêm một sự kiện duy nhất. Nguồn lịch đăng ký thì khác, vì nó giữ lịch luôn được cập nhật từ một địa chỉ web.

Hầu hết điện thoại và máy tính sẽ đề nghị thêm tệp vào lịch khi bạn chạm hoặc mở tệp. Nếu không có gì xảy ra, hãy tìm tùy chọn nhập trong ứng dụng lịch.

Múi giờ và sự kiện cả ngày

Thời gian là nguyên nhân phổ biến khiến mục lịch bị lỗi. Có ba dạng.

• UTC. Thời gian kết thúc bằng Z, ví dụ 20261110T120000Z, là cùng một thời điểm ở khắp nơi, và mỗi lịch sẽ hiển thị theo múi giờ của người xem. Dùng cho một thời điểm cố định.
• Múi giờ có tên. DTSTART;TZID=Europe/Istanbul:20261110T150000 giữ sự kiện lúc 3 giờ chiều theo múi giờ đó, kể cả với người sống ở nơi khác. Dùng cho sự kiện gắn với một địa điểm.
• Thời gian trôi nổi. Thời gian không có Z và không có múi giờ, ví dụ 20261110T150000, được mỗi người xem đọc theo giờ địa phương của họ. Cách này hợp với lời nhắc hằng ngày cá nhân, nhưng sai với cuộc họp liên múi giờ. Vì sao giờ họp bị lệch hai lần mỗi năm trình bày các bẫy thường gặp.

Sự kiện cả ngày dùng ngày thay vì giờ: DTSTART;VALUE=DATE:20261110. Ngày kết thúc không được tính vào sự kiện, nghĩa là nó là ngày sau ngày cuối cùng. Vì vậy sự kiện một ngày vào 10/11 sẽ kết thúc vào 11/11. Nếu làm sai, sự kiện sẽ kéo sang ngày hôm sau. Đếm số ngày giữa hai ngày giải thích cách đếm bao gồm và không bao gồm.

Kiểm tra trước khi gửi

Nhập tệp vào lịch của chính bạn trước khi gửi cho người khác, và kiểm tra bốn điều:

1. Tiêu đề và địa điểm hiển thị đúng như bạn đã nhập, không có dấu gạch chéo ngược thừa hoặc thiếu dấu phẩy.
2. Giờ bắt đầu đúng theo múi giờ của bạn và khớp với giờ bạn định.
3. Giờ kết thúc đúng, nhất là với sự kiện cả ngày, phải kết thúc vào ngày sau ngày cuối cùng.
4. Người ở múi giờ khác mở tệp thấy cùng một thời điểm, điều này giúp bắt được múi giờ bạn quên đặt.

Chỉ gửi tệp khi cả bốn điều đều ổn. Một lỗi trong tệp đã gửi cho hai mươi người khó sửa hơn nhiều so với lỗi được phát hiện trong lịch của chính bạn.

Nhắc nhở

Nhắc nhở là một khối VALARM đặt bên trong sự kiện. Khối này yêu cầu thông báo trước giờ bắt đầu 15 phút:

BEGIN:VALARM
ACTION:DISPLAY
TRIGGER:-PT15M
DESCRIPTION:Reminder
END:VALARM

Nhiều ứng dụng lịch tôn trọng báo thức trong tệp được nhập. Một số thì bỏ qua và dùng nhắc nhở mặc định của người dùng, nên hãy kiểm tra sự kiện sau khi nhập.

Liên kết hay tệp

Liên kết "thêm vào lịch" mở biểu mẫu của chính lịch với thông tin đã điền sẵn, và hoạt động trên mọi trình duyệt. Tệp thì hoạt động khi không có mạng và trong mọi ứng dụng đọc được .ics. Chương trình email và điện thoại xử lý tệp đính kèm khác nhau, và một số sẽ không đề nghị thêm sự kiện cho đến khi tệp được tải xuống. Hãy dùng liên kết khi mọi người vào một trang web, và dùng tệp khi họ cần thứ để lưu. Nhiều thư mời có cả hai.

Thư mời có người tham dự và phản hồi thì khác. Nó dùng METHOD:REQUEST từ phần mở rộng lập lịch trong RFC 5546, và mong lịch của người nhận gửi phản hồi trở lại. Sự kiện thông thường không có method, hoặc dùng PUBLISH. Với một sự kiện một lần cùng bạn bè, một tệp thông thường là đủ.

Cách làm với fixmint

1. Mở công cụ tạo sự kiện lịch và nhập Tiêu đề, sau đó là Ngày bắt đầu, Giờ bắt đầu, Ngày kết thúc và Giờ kết thúc.
2. Với sự kiện cả ngày, đánh dấu Sự kiện cả ngày và đặt ngày kết thúc là ngày cuối cùng được tính. Tệp sẽ tự lưu thời điểm kết thúc theo đúng quy cách.
3. Thêm Địa điểm và Mô tả, rồi chọn Nhắc nhở: không, 10 phút, 1 giờ hoặc 1 ngày trước.
4. Kiểm tra Xem trước tệp lịch, rồi nhấn Tải .ics. Nếu muốn dùng liên kết, hãy dùng Thêm vào Google Calendar hoặc Thêm vào Outlook.com.
5. Nhập tệp vào lịch của bạn và thực hiện bốn bước kiểm tra trong "Kiểm tra trước khi gửi".

Câu trả lời nhanh

Mọi thiết bị có mở được tệp .ics không?

Hầu hết điện thoại, máy tính và ứng dụng lịch đều mở được, nhưng cách thêm tệp khác nhau tùy ứng dụng. Nếu nhấp đúp mà không có gì xảy ra, hãy dùng tùy chọn nhập trong lịch.

Vì sao sự kiện của tôi hiện sai giờ?

Thường là do thời gian không có múi giờ, nên mỗi lịch đọc theo giờ địa phương riêng của nó, hoặc thiếu múi giờ. Hãy dùng giờ UTC hoặc múi giờ có tên cho sự kiện liên quan đến nhiều địa điểm.

Tôi có cần phần mềm chuyên dụng để tạo không?

Không cần. Một tệp văn bản với đúng các dòng là đủ, nhưng công cụ tạo sẽ tránh được lỗi về định dạng thời gian và ký tự cần thoát.