Een afspraak toevoegen aan elke agenda met een .ics-bestand

Een .ics-bestand is een tekstbestand in het iCalendar-formaat, vastgelegd in RFC 5545, dat een of meer afspraken beschrijft. De meeste agenda-apps kunnen het openen, dus je kunt één bestand versturen in plaats van iemand de datum, tijd en locatie te laten overtypen. Als je het opent, of het importeert via de instellingen van je agenda, verschijnt de afspraak met titel, tijd en herinnering.

Agenda-afspraakAfspraak delen met iedereenGratis doen

Wat het bestand bevat

Een .ics-bestand is gewone tekst. Een minimale afspraak ziet er zo uit:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Example//Calendar//EN
BEGIN:VEVENT
UID:[email protected]
DTSTAMP:20261103T090000Z
DTSTART:20261110T120000Z
DTEND:20261110T130000Z
SUMMARY:Teamlunch
LOCATION:Café aan de Hoofdstraat
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Elke regel is een eigenschap met een naam en een waarde. UID moet uniek zijn voor de afspraak, zodat een agenda hem herkent als hij twee keer binnenkomt. DTSTAMP legt vast wanneer het bestand is gemaakt en moet in UTC staan. DTSTART en DTEND geven het begin en het einde, en SUMMARY is de titel. Tekstwaarden met komma's, puntkomma's of backslashes krijgen een backslash ervoor, en een regeleinde in een beschrijving schrijf je als \n.

Waarom één bestand overal werkt

RFC 5545 is een gedeelde standaard, en agenda-apps van Google, Apple en Microsofts Outlook lezen hem allemaal. Ze verwerken niet elk optioneel onderdeel precies hetzelfde, dus houd het bestand eenvoudig: één afspraak, een duidelijke titel, een begin, een einde en eventueel een locatie. Het openen van een bestand voegt één afspraak toe. Een geabonneerde agendafeed is anders, want die houdt een agenda up-to-date via een webadres.

De meeste telefoons en computers bieden aan om het bestand aan een agenda toe te voegen zodra je het aantikt of opent. Gebeurt er niets, zoek dan in de agenda-app naar een importoptie.

Tijdzones en hele-dagafspraken

Tijd is een veelvoorkomende bron van kapotte agenda-items. Er zijn drie vormen.

• UTC. Een tijd die eindigt op Z, zoals 20261110T120000Z, is overal hetzelfde moment, en elke agenda toont hem in de eigen tijdzone van de kijker. Gebruik dit voor een vast moment.
• Een benoemde tijdzone. DTSTART;TZID=Europe/Istanbul:20261110T150000 houdt de afspraak om 15.00 uur in die tijdzone, ook voor iemand die ergens anders woont. Gebruik dit voor afspraken die aan een plek gebonden zijn.
• Zwevend. Een tijd zonder Z en zonder tijdzone, zoals 20261110T150000, wordt door elke kijker als lokale tijd gelezen. Dat past bij een persoonlijke dagelijkse herinnering, maar is fout voor een vergadering over tijdzones heen. Waarom vergadertijden twee keer per jaar verschuiven behandelt de gebruikelijke valkuilen.

Hele-dagafspraken gebruiken een datum in plaats van een tijd: DTSTART;VALUE=DATE:20261110. De einddatum is exclusief, wat betekent dat het de dag na de laatste dag is. Een eendaagse afspraak op 10 november eindigt dus op 11 november. Als je dit verkeerd doet, loopt de afspraak de volgende dag door. Dagen tussen data tellen legt uit wat inclusieve en exclusieve tellingen zijn.

Eerst testen voordat je verstuurt

Importeer het bestand in je eigen agenda voordat je het naar iemand anders stuurt, en controleer vier dingen:

1. De titel en locatie staan precies zoals jij ze hebt geschreven, zonder losse backslashes of ontbrekende komma's.
2. De begintijd klopt in jouw eigen tijdzone en komt overeen met de tijd die je bedoelde.
3. Het einde klopt, vooral bij hele-dagafspraken, die moeten eindigen op de dag na de laatste dag.
4. Iemand in een andere tijdzone die het bestand opent, ziet hetzelfde moment, zodat je een tijdzone die je vergeten bent in te stellen snel ontdekt.

Verstuur het bestand pas als alle vier de controles kloppen. Een fout in een bestand dat al naar twintig mensen is gestuurd, is veel lastiger te herstellen dan een fout die je in je eigen agenda vindt.

Herinneringen

Een herinnering is een VALARM-blok dat binnen de afspraak staat. Deze vraagt om een melding 15 minuten voor de start:

BEGIN:VALARM
ACTION:DISPLAY
TRIGGER:-PT15M
DESCRIPTION:Herinnering
END:VALARM

Veel agenda-apps houden zich aan het alarm in een geïmporteerd bestand. Sommige negeren het en passen in plaats daarvan de standaardherinnering van de gebruiker toe, dus controleer de afspraak na het importeren.

Links of bestanden

Een link “toevoegen aan agenda” opent het eigen formulier van de agenda met de gegevens al ingevuld, en werkt in elke browser. Een bestand werkt offline en in elke app die .ics leest. E-mailprogramma's en telefoons verschillen in de manier waarop ze bijlagen verwerken, en sommige bieden pas aan om de afspraak toe te voegen nadat het bestand is gedownload. Gebruik een link wanneer mensen naar een webpagina gaan, en een bestand wanneer ze iets willen opslaan. Veel uitnodigingen bevatten beide.

Een uitnodiging met deelnemers en reacties is iets anders. Die gebruikt METHOD:REQUEST, uit de planningsuitbreiding in RFC 5546, en verwacht dat de agenda van de ontvanger antwoorden terugstuurt. Een gewone afspraak heeft geen methode, of gebruikt PUBLISH. Voor een eenmalige afspraak met vrienden is een gewoon bestand genoeg.

Zo doe je het met fixmint

1. Open de tool voor agenda-afspraken en typ de Titel, en daarna de Startdatum, Starttijd, Einddatum en Eindtijd.
2. Voor een hele-dagafspraak vink je Hele-dagafspraak aan en stel je de einddatum in op de laatste dag die erbij hoort. Het bestand slaat het exclusieve einde voor je op.
3. Voeg een Locatie en een Beschrijving toe, en kies een Herinnering: geen, 10 minuten, 1 uur of 1 dag van tevoren.
4. Controleer het Voorbeeld van het agendabestand en klik daarna op Download .ics. Wil je liever een link, gebruik dan Toevoegen aan Google Agenda of Toevoegen aan Outlook.com.
5. Importeer het bestand in je eigen agenda en doe de vier controles uit “Eerst testen voordat je verstuurt”.

Snelle antwoorden

Kan elk apparaat een .ics-bestand openen?

De meeste telefoons, computers en agenda-apps kunnen dat, maar de manier waarop je het toevoegt verschilt per app. Als dubbelklikken niets doet, gebruik dan de importoptie in de agenda.

Waarom staat mijn afspraak op het verkeerde uur?

Meestal heeft de tijd geen tijdzone, waardoor elke agenda hem als eigen lokale tijd leest, of ontbreekt de tijdzone. Gebruik een UTC-tijd of een benoemde tijdzone voor afspraken die over plaatsen heen gaan.

Heb ik speciale software nodig om er een te maken?

Nee. Een tekstbestand met de juiste regels werkt, maar een generator voorkomt fouten met tijdformaten en ge-escapete tekens.