Come aggiungere un evento a qualsiasi calendario con un file .ics

Un file .ics è un file di testo semplice nel formato iCalendar, definito dalla RFC 5545, che descrive uno o più eventi. La maggior parte delle app di calendario può aprirlo, quindi puoi inviare un solo file invece di chiedere alle persone di digitare data, ora e luogo. Aprendolo, oppure importandolo dalle impostazioni del calendario, l'evento viene aggiunto con titolo, orario e promemoria.

Evento di calendarioInvia un evento che chiunque può aggiungereUsalo gratis

Cosa contiene il file

Un file .ics è testo semplice. Un evento singolo essenziale appare così:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Example//Calendar//EN
BEGIN:VEVENT
UID:[email protected]
DTSTAMP:20261103T090000Z
DTSTART:20261110T120000Z
DTEND:20261110T130000Z
SUMMARY:Pranzo di squadra
LOCATION:Caffè in via Roma
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Ogni riga è una proprietà con un nome e un valore. UID deve essere unico per l'evento, così un calendario può riconoscerlo se arriva due volte. DTSTAMP registra quando il file è stato creato e deve essere in UTC. DTSTART e DTEND indicano inizio e fine, mentre SUMMARY è il titolo. I valori di testo che contengono virgole, punti e virgola o barre rovesciate richiedono una barra rovesciata davanti, e un a capo nella descrizione si scrive come \n.

Perché un file funziona ovunque

La RFC 5545 è uno standard condiviso, e le app di calendario di Google, Apple e Outlook di Microsoft lo leggono tutte. Non gestiscono ogni parte facoltativa esattamente allo stesso modo, quindi conviene mantenere il file semplice: un evento, un titolo chiaro, un inizio, una fine e un luogo facoltativo. Aprire un file aggiunge un singolo evento. Un feed di calendario a cui ci si iscrive è diverso, perché tiene aggiornato un calendario tramite un indirizzo web.

Sulla maggior parte di telefoni e computer, toccando o aprendo il file viene proposto di aggiungerlo a un calendario. Se non succede nulla, cerca un'opzione di importazione all'interno dell'app di calendario.

Fusi orari ed eventi di tutto il giorno

L'orario è una fonte comune di voci di calendario sbagliate. Esistono tre forme.

• UTC. Un orario che termina con Z, come 20261110T120000Z, indica lo stesso istante in ogni luogo, e ogni calendario lo mostra nel fuso orario di chi guarda. Usalo per un momento preciso.
• Un fuso con nome. DTSTART;TZID=Europe/Istanbul:20261110T150000 mantiene l'evento alle 15:00 in quel fuso, anche per chi vive altrove. Usalo per eventi legati a un luogo.
• Senza fuso (locale). Un orario senza Z e senza fuso, come 20261110T150000, viene letto come ora locale da ciascun utente. Va bene per un promemoria personale quotidiano, ma è sbagliato per una riunione tra fusi diversi. Perché gli orari delle riunioni cambiano due volte l'anno spiega le trappole più comuni.

Gli eventi di tutto il giorno usano una data invece di un orario: DTSTART;VALUE=DATE:20261110. La data di fine è esclusiva, cioè è il giorno successivo all'ultimo giorno. Un evento di un solo giorno, il 10 novembre, termina quindi l'11 novembre. Sbagliare questo passaggio fa sconfinare l'evento nel giorno seguente. Contare i giorni tra due date spiega i conteggi inclusivi ed esclusivi.

Verifica prima di inviare

Importa il file nel tuo calendario prima di mandarlo a qualcun altro e controlla quattro cose:

1. Il titolo e il luogo compaiono esattamente come li hai scritti, senza barre rovesciate in più o virgole mancanti.
2. L'ora di inizio è corretta nel tuo fuso orario e corrisponde all'orario che avevi in mente.
3. La fine è giusta, soprattutto per gli eventi di tutto il giorno, che devono terminare il giorno successivo all'ultimo giorno.
4. Qualcuno in un altro fuso orario che apre il file vede lo stesso momento, il che individua un fuso dimenticato.

Invia il file solo quando tutti e quattro i controlli sono superati. Un errore in un file già inviato a venti persone è molto più difficile da correggere di uno scoperto nel tuo calendario.

Promemoria

Un promemoria è un blocco VALARM inserito dentro l'evento. Questo chiede una notifica 15 minuti prima dell'inizio:

BEGIN:VALARM
ACTION:DISPLAY
TRIGGER:-PT15M
DESCRIPTION:Promemoria
END:VALARM

Molte app di calendario rispettano l'allarme in un file importato. Alcune lo ignorano e applicano invece il promemoria predefinito dell'utente, quindi controlla l'evento dopo l'importazione.

Link o file

Un link "Aggiungi al calendario" apre il modulo del calendario con i dettagli già compilati, e funziona in qualsiasi browser. Un file funziona offline e in ogni app che legge i .ics. I programmi di posta e i telefoni gestiscono diversamente gli allegati, e alcuni non propongono di aggiungere l'evento finché il file non è stato scaricato. Usa un link quando le persone devono andare su una pagina web, e un file quando devono salvare qualcosa. Molti inviti includono entrambi.

Un invito con partecipanti e risposte è un'altra cosa. Usa METHOD:REQUEST, dall'estensione di pianificazione della RFC 5546, e si aspetta che il calendario del destinatario invii delle risposte. Un evento semplice non ha metodo, oppure usa PUBLISH. Per un evento una tantum con amici, un file semplice basta.

Come farlo con fixmint

1. Apri lo strumento evento di calendario e scrivi il Titolo, poi la Data di inizio, l'Ora di inizio, la Data di fine e l'Ora di fine.
2. Per un evento di tutto il giorno, spunta Evento di tutto il giorno e imposta come data di fine l'ultimo giorno incluso. Il file memorizza la fine esclusiva per te.
3. Aggiungi un Luogo e una Descrizione, e scegli un Promemoria: nessuno, 10 minuti, 1 ora o 1 giorno prima.
4. Controlla l'Anteprima del file del calendario, poi premi Scarica .ics. Per un link, usa invece Aggiungi a Google Calendar o Aggiungi a Outlook.com.
5. Importa il file nel tuo calendario ed esegui i quattro controlli di "Verifica prima di inviare".

Risposte rapide

Tutti i dispositivi possono aprire un file .ics?

La maggior parte di telefoni, computer e app di calendario può farlo, ma il modo di aggiungerlo cambia da app a app. Se il doppio clic non fa nulla, usa l'opzione di importazione dentro il calendario.

Perché il mio evento compare all'ora sbagliata?

Di solito l'orario non ha un fuso, quindi ogni calendario lo legge come ora locale, oppure il fuso manca. Usa un orario UTC o un fuso con nome per eventi che coinvolgono luoghi diversi.

Mi serve un software speciale per crearne uno?

No. Basta un file di testo con le righe giuste, ma un generatore evita errori con i formati dell'ora e i caratteri da escapare.