Como adicionar um evento a qualquer calendário com um arquivo .ics

Um arquivo .ics é um arquivo de texto simples no formato iCalendar, definido pela RFC 5545, que descreve um ou mais eventos. A maioria dos aplicativos de calendário consegue abri-lo, então você pode enviar um único arquivo em vez de pedir que as pessoas digitem a data, o horário e o local. Ao abri-lo, ou importá-lo nas configurações do calendário, o evento é adicionado com título, horário e lembrete.

Evento de calendárioEnviar um evento que qualquer um pode adicionarUse de graça

O que o arquivo contém

Um arquivo .ics é texto simples. Um evento único e mínimo fica assim:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Example//Calendar//EN
BEGIN:VEVENT
UID:[email protected]
DTSTAMP:20261103T090000Z
DTSTART:20261110T120000Z
DTEND:20261110T130000Z
SUMMARY:Team lunch
LOCATION:Cafe on Main Street
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Cada linha é uma propriedade com nome e valor. UID precisa ser único para o evento, para que o calendário o reconheça caso ele chegue duas vezes. DTSTAMP registra quando o arquivo foi criado, e precisa estar em UTC. DTSTART e DTEND indicam início e fim, e SUMMARY é o título. Valores de texto que contêm vírgulas, ponto e vírgula ou barras invertidas precisam de uma barra invertida antes deles, e uma quebra de linha na descrição é escrita como \n.

Por que um arquivo funciona em qualquer lugar

A RFC 5545 é um padrão comum, e os aplicativos de calendário do Google, da Apple e do Outlook da Microsoft leem todos ele. Eles não tratam todas as partes opcionais exatamente do mesmo jeito, então mantenha o arquivo simples: um evento, um título claro, início, fim e um local opcional. Abrir um arquivo adiciona um único evento. Uma agenda assinada é diferente, porque mantém o calendário atualizado a partir de um endereço web.

A maioria dos celulares e computadores oferece adicionar o arquivo a um calendário quando você toca ou o abre. Se nada acontecer, procure uma opção de importação dentro do aplicativo de calendário.

Fusos horários e eventos de dia inteiro

O horário é uma fonte comum de erros em compromissos. Há três formas.

• UTC. Um horário que termina em Z, como 20261110T120000Z, é o mesmo instante em todo lugar, e cada calendário o mostra no fuso de quem vê. Use para um momento fixo.
• Um fuso nomeado. DTSTART;TZID=Europe/Istanbul:20261110T150000 mantém o evento às 15h nesse fuso, mesmo para quem mora em outro lugar. Use para eventos ligados a um lugar.
• Flutuante. Um horário sem Z e sem fuso, como 20261110T150000, é lido como horário local por cada pessoa. Isso serve para um lembrete diário pessoal, mas está errado para uma reunião entre fusos. Por que os horários de reunião mudam duas vezes por ano explica as armadilhas mais comuns.

Eventos de dia inteiro usam uma data em vez de um horário: DTSTART;VALUE=DATE:20261110. A data de fim é exclusiva, ou seja, é o dia seguinte ao último dia. Um evento de um dia só, em 10 de novembro, portanto termina em 11 de novembro. Errar nisso faz o evento invadir o dia seguinte. Como contar dias entre datas explica contagens inclusivas e exclusivas.

Teste antes de enviar

Importe o arquivo para o seu próprio calendário antes de enviá-lo a qualquer outra pessoa, e confira quatro coisas:

1. O título e o local aparecem exatamente como você escreveu, sem barras invertidas sobrando nem vírgulas faltando.
2. O horário de início está correto no seu fuso e corresponde ao horário que você queria.
3. O fim está certo, especialmente em eventos de dia inteiro, que devem terminar no dia seguinte ao último dia.
4. Alguém em outro fuso que abra o arquivo vê o mesmo momento, o que pega um fuso que você esqueceu de definir.

Só envie o arquivo depois que os quatro testes passarem. Um erro num arquivo que já foi enviado a vinte pessoas é muito mais difícil de corrigir do que um erro pego no seu próprio calendário.

Lembretes

Um lembrete é um bloco VALARM colocado dentro do evento. Este pede uma notificação 15 minutos antes do início:

BEGIN:VALARM
ACTION:DISPLAY
TRIGGER:-PT15M
DESCRIPTION:Reminder
END:VALARM

Muitos aplicativos de calendário respeitam o alarme de um arquivo importado. Alguns o ignoram e aplicam o lembrete padrão do usuário, então confira o evento depois de importar.

Links ou arquivos

Um link de "adicionar ao calendário" abre o formulário do próprio calendário com os dados já preenchidos, e funciona em qualquer navegador. Um arquivo funciona offline e em qualquer aplicativo que leia .ics. Programas de e-mail e celulares diferem na forma como tratam anexos, e alguns só oferecem adicionar o evento depois que o arquivo é baixado. Use um link quando as pessoas forem acessar uma página web, e um arquivo quando precisarem de algo para salvar. Muitos convites incluem os dois.

Um convite com participantes e respostas é diferente. Ele usa METHOD:REQUEST, da extensão de agendamento da RFC 5546, e espera que o calendário do destinatário envie respostas de volta. Um evento simples não tem método, ou usa PUBLISH. Para um evento pontual com amigos, um arquivo simples basta.

Como fazer com o fixmint

1. Abra a ferramenta de evento de calendário e digite o Título, depois a Data de início, Hora de início, Data de término e Hora de término.
2. Para um evento de dia inteiro, marque Evento de dia inteiro e defina a data de término como o último dia incluído. O arquivo guarda o fim exclusivo para você.
3. Adicione um Local e uma Descrição, e escolha um Lembrete: nenhum, 10 minutos, 1 hora ou 1 dia antes.
4. Confira a Prévia do arquivo de calendário e clique em Baixar .ics. Para usar um link, use Adicionar ao Google Agenda ou Adicionar ao Outlook.com.
5. Importe o arquivo para o seu próprio calendário e faça os quatro testes de "Teste antes de enviar".

Respostas rápidas

Todos os dispositivos conseguem abrir um arquivo .ics?

A maioria dos celulares, computadores e aplicativos de calendário consegue, mas o jeito de adicioná-lo varia de app para app. Se clicar duas vezes não fizer nada, use a opção de importação dentro do calendário.

Por que meu evento aparece no horário errado?

Geralmente o horário não tem fuso, então cada calendário o lê como horário local próprio, ou o fuso está faltando. Use um horário UTC ou um fuso nomeado para eventos que cruzam lugares.

Preciso de um programa especial para criar um?

Não. Um arquivo de texto com as linhas certas funciona, mas um gerador evita erros com formatos de horário e caracteres com barra invertida.