Slik legger du til en hendelse i hvilken som helst kalender med en .ics-fil

En .ics-fil er en ren tekstfil i iCalendar-formatet, definert i RFC 5545, som beskriver én eller flere hendelser. De fleste kalenderapper kan åpne en slik fil, så du kan sende en enkelt fil i stedet for å be folk skrive inn dato, klokkeslett og sted selv. Når du åpner den, eller importerer den fra innstillingene i kalenderen, legges hendelsen til med tittel, tid og påminnelse.

KalenderhendelseSende en hendelse alle kan legge tilGjør det gratis

Hva filen inneholder

En .ics-fil er ren tekst. En enkel hendelse ser slik ut:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Example//Calendar//EN
BEGIN:VEVENT
UID:[email protected]
DTSTAMP:20261103T090000Z
DTSTART:20261110T120000Z
DTEND:20261110T130000Z
SUMMARY:Lunsj for teamet
LOCATION:Kafé i Hovedgata
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Hver linje er en egenskap med et navn og en verdi. UID må være unik for hendelsen, slik at en kalender kan kjenne igjen hendelsen hvis den kommer to ganger. DTSTAMP viser når filen ble laget, og den må være i UTC. DTSTART og DTEND angir start og slutt, og SUMMARY er tittelen. Tekstverdier som inneholder komma, semikolon eller skråstreker må ha en skråstrek foran seg, og et linjeskift i en beskrivelse skrives som \n.

Hvorfor én fil fungerer overalt

RFC 5545 er en felles standard, og kalenderapper fra Google, Apple og Microsofts Outlook leser alle den. De håndterer ikke alle valgfrie deler på nøyaktig samme måte, så hold filen enkel: én hendelse, en tydelig tittel, en start, en slutt og et valgfritt sted. Når du åpner en fil, legges én hendelse til. En abonnert kalenderfeed er noe annet, fordi den holder en kalender oppdatert fra en nettadresse.

De fleste telefoner og datamaskiner tilbyr å legge filen til i en kalender når du trykker på den eller åpner den. Hvis ingenting skjer, se etter et importalternativ inne i kalenderappen.

Tidssoner og heldagshendelser

Tid er en vanlig årsak til feil i kalenderoppføringer. Det finnes tre former.

• UTC. Et tidspunkt som slutter på Z, for eksempel 20261110T120000Z, er samme øyeblikk overalt, og hver kalender viser det i mottakerens egen sone. Bruk det for et fast tidspunkt.
• En navngitt sone. DTSTART;TZID=Europe/Istanbul:20261110T150000 holder hendelsen klokken 15 i den sonen, selv for noen som bor et annet sted. Bruk det for hendelser knyttet til et sted.
• Flytende. Et tidspunkt uten Z og uten sone, for eksempel 20261110T150000, leses som lokal tid hos hver mottaker. Det passer for en personlig daglig påminnelse, men er feil for et møte på tvers av soner. Hvorfor møtetider flytter seg to ganger i året forklarer de vanligste fellene.

Heldagshendelser bruker en dato i stedet for et klokkeslett: DTSTART;VALUE=DATE:20261110. Sluttdatoen er eksklusiv, som betyr dagen etter den siste dagen. En éndagshendelse 10. november slutter derfor 11. november. Hvis dette blir feil, kan hendelsen gå inn i neste dag. Telle dager mellom datoer forklarer inklusive og eksklusive tellinger.

Test før du sender

Importer filen i din egen kalender før du sender den til andre, og sjekk fire ting:

1. Tittelen og stedet står akkurat slik du skrev dem, uten løse skråstreker eller manglende komma.
2. Starttidspunktet er riktig i din egen sone og samsvarer med tidspunktet du mente.
3. Sluttiden er riktig, spesielt for heldagshendelser, som skal slutte dagen etter den siste dagen.
4. Noen i en annen tidssone som åpner filen ser det samme øyeblikket, og da fanger du opp en sone du glemte å sette.

Send filen først når alle fire stemmer. En feil i en fil som allerede er sendt til tjue personer, er mye vanskeligere å rette opp enn en feil du fanger i din egen kalender.

Påminnelser

En påminnelse er en VALARM-blokk plassert inne i hendelsen. Denne ber om et varsel 15 minutter før start:

BEGIN:VALARM
ACTION:DISPLAY
TRIGGER:-PT15M
DESCRIPTION:Påminnelse
END:VALARM

Mange kalenderapper respekterer alarmen i en importert fil. Noen ignorerer den og bruker brukerens standardpåminnelse i stedet, så sjekk hendelsen etter at du har importert den.

Lenker eller filer

En «legg til i kalender»-lenke åpner kalenderens eget skjema med detaljene fylt inn, og den fungerer i alle nettlesere. En fil fungerer uten nett og i alle apper som leser .ics. E-postprogrammer og telefoner håndterer vedlegg ulikt, og noen tilbyr ikke å legge til hendelsen før filen er lastet ned. Bruk en lenke når folk skal til en nettside, og en fil når de trenger noe å lagre. Mange invitasjoner har både og.

En invitasjon med deltakere og svar er noe annet. Den bruker METHOD:REQUEST fra planleggingsutvidelsen i RFC 5546, og forventer at mottakerens kalender sender svar tilbake. En vanlig hendelse har ingen metode, eller bruker PUBLISH. For en engangshendelse med venner er en vanlig fil nok.

Slik gjør du det med fixmint

1. Åpne verktøyet for kalenderhendelser og skriv inn Tittel, deretter Startdato, Starttidspunkt, Sluttdato og Sluttidspunkt.
2. For en heldagshendelse, huk av for Heldagshendelse og sett sluttdatoen til den siste dagen som er med. Filen lagrer den eksklusive sluttiden for deg.
3. Legg til et Sted og en Beskrivelse, og velg en Påminnelse: ingen, 10 minutter, 1 time eller 1 dag før.
4. Sjekk Forhåndsvisning av kalenderfil, og trykk deretter Last ned .ics. For en lenke i stedet, bruk Legg til i Google Kalender eller Legg til i Outlook.com.
5. Importer filen i din egen kalender, og gjør de fire sjekkene under «Test før du sender».

Raske svar

Kan alle enheter åpne en .ics-fil?

De fleste telefoner, datamaskiner og kalenderapper kan det, men måten du legger den til på varierer mellom appene. Hvis dobbeltklikk ikke gjør noe, bruk importalternativet inne i kalenderen.

Hvorfor vises hendelsen min på feil klokkeslett?

Vanligvis har tidspunktet ingen sone, slik at hver kalender leser det som sin egen lokale tid, eller så mangler sonen. Bruk et UTC-tidspunkt eller en navngitt sone for hendelser som krysser steder.

Trenger jeg spesialprogramvare for å lage en?

Nei. En tekstfil med de riktige linjene fungerer, men en generator unngår feil med tidsformater og tegn som må escapes.