Cómo añadir un evento a cualquier calendario con un archivo .ics

Un archivo .ics es un archivo de texto plano en formato iCalendar, definido por la RFC 5545, que describe uno o varios eventos. La mayoría de las aplicaciones de calendario pueden abrirlo, así que puedes enviar un único archivo en lugar de pedir a la gente que escriba la fecha, la hora y el lugar. Al abrirlo, o al importarlo desde la configuración del calendario, el evento se añade con su título, su hora y su recordatorio.

Evento de calendarioEnviar un evento que cualquiera pueda añadirÚsalo gratis

Qué contiene el archivo

Un archivo .ics es texto plano. Un evento sencillo tiene este aspecto:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Example//Calendar//EN
BEGIN:VEVENT
UID:[email protected]
DTSTAMP:20261103T090000Z
DTSTART:20261110T120000Z
DTEND:20261110T130000Z
SUMMARY:Team lunch
LOCATION:Cafe on Main Street
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Cada línea es una propiedad con un nombre y un valor. UID debe ser único para cada evento, de modo que un calendario pueda reconocerlo si llega dos veces. DTSTAMP indica cuándo se creó el archivo, y debe estar en UTC. DTSTART y DTEND indican el inicio y el final, y SUMMARY es el título. Los valores de texto que contengan comas, punto y coma o barras invertidas necesitan una barra invertida delante, y un salto de línea en la descripción se escribe como \n.

Por qué un archivo funciona en todas partes

La RFC 5545 es un estándar común, y las aplicaciones de calendario de Google, Apple y Outlook de Microsoft lo leen. No gestionan todas las partes opcionales exactamente igual, así que mantén el archivo sencillo: un evento, un título claro, un inicio, un final y, opcionalmente, un lugar. Al abrir un archivo se añade un único evento. Una fuente de calendario suscrito es distinta, porque mantiene un calendario actualizado desde una dirección web.

La mayoría de los móviles y ordenadores ofrecen añadir el archivo a un calendario al tocarlo o abrirlo. Si no ocurre nada, busca una opción de importación dentro de la aplicación de calendario.

Zonas horarias y eventos de día completo

La hora es una fuente habitual de errores en los eventos de calendario. Hay tres formas.

• UTC. Una hora que termina en Z, como 20261110T120000Z, es el mismo instante en todas partes, y cada calendario la muestra en la zona horaria de quien la ve. Úsala para un momento fijo.
• Una zona con nombre. DTSTART;TZID=Europe/Istanbul:20261110T150000 mantiene el evento a las 15:00 en esa zona, incluso para alguien que vive en otro lugar. Úsala para eventos vinculados a un lugar.
• Flotante. Una hora sin Z ni zona, como 20261110T150000, la interpreta cada persona como su hora local. Es adecuada para un recordatorio diario personal, pero es incorrecta para una reunión entre zonas. Por qué las horas de las reuniones cambian dos veces al año explica las trampas más comunes.

Los eventos de día completo usan una fecha en lugar de una hora: DTSTART;VALUE=DATE:20261110. La fecha final es exclusiva, es decir, es el día siguiente al último día. Un evento de un solo día el 10 de noviembre, por tanto, termina el 11 de noviembre. Si esto se hace mal, el evento se extiende al día siguiente. Contar días entre fechas explica los recuentos inclusivos y exclusivos.

Comprueba antes de enviar

Importa el archivo en tu propio calendario antes de enviárselo a nadie, y revisa cuatro cosas:

1. El título y el lugar aparecen exactamente como los escribiste, sin barras invertidas sobrantes ni comas que falten.
2. La hora de inicio es correcta en tu propia zona y coincide con la hora que pretendías.
3. El final es correcto, sobre todo en los eventos de día completo, que deben terminar el día siguiente al último día.
4. Alguien en otra zona horaria que abra el archivo ve el mismo momento, lo que detecta una zona que olvidaste configurar.

Envía el archivo solo cuando las cuatro comprobaciones sean correctas. Un error en un archivo que ya se ha enviado a veinte personas es mucho más difícil de corregir que uno detectado en tu propio calendario.

Recordatorios

Un recordatorio es un bloque VALARM colocado dentro del evento. Este pide una notificación 15 minutos antes del inicio:

BEGIN:VALARM
ACTION:DISPLAY
TRIGGER:-PT15M
DESCRIPTION:Reminder
END:VALARM

Muchas aplicaciones de calendario respetan la alarma de un archivo importado. Algunas la ignoran y aplican el recordatorio predeterminado del usuario, así que revisa el evento después de importarlo.

Enlaces o archivos

Un enlace de «añadir al calendario» abre el formulario propio del calendario con los datos ya rellenados, y funciona en cualquier navegador. Un archivo funciona sin conexión y en cualquier aplicación que lea .ics. Los programas de correo y los teléfonos gestionan los adjuntos de forma distinta, y algunos no ofrecen añadir el evento hasta que el archivo se ha descargado. Usa un enlace cuando la gente vaya a una página web, y un archivo cuando necesite algo que guardar. Muchas invitaciones incluyen ambas cosas.

Una invitación con asistentes y respuestas es diferente. Usa METHOD:REQUEST, de la extensión de programación de la RFC 5546, y espera que el calendario del destinatario envíe respuestas. Un evento sencillo no tiene método, o usa PUBLISH. Para un evento puntual con amigos, basta con un archivo sencillo.

Cómo hacerlo con fixmint

1. Abre la herramienta de evento de calendario y escribe el Título; después, la Fecha de inicio, la Hora de inicio, la Fecha de fin y la Hora de fin.
2. Para un evento de día completo, marca Evento de día completo y pon como fecha de fin el último día incluido. El archivo guarda el final exclusivo por ti.
3. Añade un Lugar y una Descripción, y elige un Recordatorio: ninguno, 10 minutos, 1 hora o 1 día antes.
4. Revisa la Vista previa del archivo de calendario y pulsa Descargar .ics. Si prefieres un enlace, usa Añadir a Google Calendar o Añadir a Outlook.com.
5. Importa el archivo en tu propio calendario y haz las cuatro comprobaciones de «Comprueba antes de enviar».

Respuestas rápidas

¿Pueden todos los dispositivos abrir un archivo .ics?

La mayoría de los teléfonos, ordenadores y aplicaciones de calendario pueden hacerlo, pero la forma de añadirlo cambia según la aplicación. Si al hacer doble clic no pasa nada, usa la opción de importación dentro del calendario.

¿Por qué mi evento aparece a otra hora?

Normalmente la hora no tiene zona, así que cada calendario la lee como su hora local, o falta la zona. Usa una hora UTC o una zona con nombre para eventos que cruzan lugares.

¿Necesito un programa especial para crear uno?

No. Sirve un archivo de texto con las líneas correctas, pero un generador evita errores con los formatos de hora y los caracteres con escape.