Sådan tilføjer du en begivenhed til enhver kalender med en .ics-fil

En .ics-fil er en almindelig tekstfil i iCalendar-formatet, defineret af RFC 5545, som beskriver en eller flere begivenheder. De fleste kalenderapps kan åbne en, så du kan sende én fil i stedet for at bede folk skrive dato, klokkeslæt og sted ind selv. Når du åbner filen, eller importerer den fra kalenderens indstillinger, bliver begivenheden tilføjet med titel, tidspunkt og påmindelse.

KalenderbegivenhedSend en begivenhed alle kan tilføjePrøv gratis

Hvad filen indeholder

En .ics-fil er ren tekst. En enkelt begivenhed ser sådan ud:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Example//Calendar//EN
BEGIN:VEVENT
UID:[email protected]
DTSTAMP:20261103T090000Z
DTSTART:20261110T120000Z
DTEND:20261110T130000Z
SUMMARY:Team lunch
LOCATION:Cafe on Main Street
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Hver linje er en egenskab med et navn og en værdi. UID skal være unik for begivenheden, så en kalender kan genkende den, hvis den kommer to gange. DTSTAMP angiver, hvornår filen blev lavet, og den skal være i UTC. DTSTART og DTEND angiver start og slut, og SUMMARY er titlen. Tekstværdier, der indeholder kommaer, semikolon eller omvendte skråstreger, skal have en omvendt skråstreg foran sig, og et linjeskift i en beskrivelse skrives som \n.

Hvorfor én fil virker alle steder

RFC 5545 er en fælles standard, og kalenderapps fra Google, Apple og Microsofts Outlook læser alle den. De håndterer dog ikke alle valgfrie dele helt ens, så hold filen enkel: én begivenhed, en tydelig titel, en start, en slut og et valgfrit sted. Når du åbner en fil, tilføjes én enkelt begivenhed. Et abonnerede kalenderfeed er noget andet, fordi det holder en kalender opdateret via en webadresse.

De fleste telefoner og computere tilbyder at føje filen til en kalender, når du trykker på eller åbner den. Sker der ingenting, så led efter en importmulighed inde i kalenderappen.

Tidszoner og heldagsbegivenheder

Tid er en almindelig kilde til fejl i kalenderposter. Der findes tre former.

• UTC. Et tidspunkt, der slutter på Z, fx 20261110T120000Z, er det samme øjeblik overalt, og hver kalender viser det i seerens egen zone. Brug det til et fast tidspunkt.
• En navngivet zone. DTSTART;TZID=Europe/Istanbul:20261110T150000 holder begivenheden kl. 15 i den zone, også for en person, der bor et andet sted. Brug det til begivenheder knyttet til et sted.
• Svævende. Et tidspunkt uden Z og uden zone, fx 20261110T150000, læses som lokal tid af hver seer. Det passer til en personlig daglig påmindelse, men er forkert for et møde på tværs af zoner. Hvorfor mødetider flytter sig to gange om året gennemgår de almindelige faldgruber.

Heldagsbegivenheder bruger en dato i stedet for et tidspunkt: DTSTART;VALUE=DATE:20261110. Slutdatoen er udelukkende, det vil sige den dag efter den sidste dag. En éndagsbegivenhed den 10. november slutter derfor den 11. november. Hvis du gør dette forkert, løber begivenheden over i næste dag. Sådan tæller du dage mellem datoer forklarer inklusive og eksklusive tællinger.

Test, før du sender

Importer filen i din egen kalender, før du sender den til andre, og tjek fire ting:

1. Titlen og stedet står præcis, som du skrev dem, uden løse omvendte skråstreger eller manglende kommaer.
2. Starttidspunktet er korrekt i din egen zone og passer til det tidspunkt, du mente.
3. Slutten er rigtig, især ved heldagsbegivenheder, som skal slutte dagen efter den sidste dag.
4. En person i en anden tidszone, der åbner filen, ser det samme øjeblik, hvilket fanger en zone, du glemte at sætte.

Send først filen, når alle fire punkter består. En fejl i en fil, der allerede er sendt til tyve personer, er langt sværere at rette end en, du fanger i din egen kalender.

Påmindelser

En påmindelse er en VALARM-blok placeret inde i begivenheden. Denne beder om en notifikation 15 minutter før start:

BEGIN:VALARM
ACTION:DISPLAY
TRIGGER:-PT15M
DESCRIPTION:Reminder
END:VALARM

Mange kalenderapps respekterer alarmen i en importeret fil. Nogle ignorerer den og bruger i stedet brugerens standardpåmindelse, så tjek begivenheden efter importen.

Links eller filer

Et "tilføj til kalender"-link åbner kalenderens egen formular med oplysningerne udfyldt, og det virker i enhver browser. En fil virker offline og i enhver app, der læser .ics. E-mailprogrammer og telefoner håndterer vedhæftede filer forskelligt, og nogle tilbyder ikke at tilføje begivenheden, før filen er downloadet. Brug et link, når folk skal til en webside, og en fil, når de skal have noget at gemme. Mange invitationer indeholder begge dele.

En invitation med deltagere og svar er noget andet. Den bruger METHOD:REQUEST fra planlægningsudvidelsen i RFC 5546 og forventer, at modtagerens kalender sender svar tilbage. En almindelig begivenhed har ingen metode eller bruger PUBLISH. Til en enkelt begivenhed med venner er en almindelig fil nok.

Sådan gør du med fixmint

1. Åbn værktøjet til kalenderbegivenheder, og skriv Titel, derefter Startdato, Starttidspunkt, Slutdato og Sluttidspunkt.
2. Til en heldagsbegivenhed sætter du flueben i Heldagsbegivenhed og vælger slutdatoen som den sidste dag, der er med. Filen gemmer den udelukkende slutning for dig.
3. Tilføj et Sted og en Beskrivelse, og vælg en Påmindelse: ingen, 10 minutter, 1 time eller 1 dag før.
4. Tjek Forhåndsvisning af kalenderfil, og tryk derefter på Download .ics. Vil du have et link i stedet, bruger du Tilføj til Google Kalender eller Tilføj til Outlook.com.
5. Importer filen i din egen kalender, og kør de fire tjek under "Test, før du sender".

Hurtige svar

Kan alle enheder åbne en .ics-fil?

De fleste telefoner, computere og kalenderapps kan, men måden at tilføje den på varierer fra app til app. Sker der ingenting, når du dobbeltklikker, så brug importmuligheden inde i kalenderen.

Hvorfor vises min begivenhed på det forkerte klokkeslæt?

Oftest mangler tidspunktet en zone, så hver kalender læser det som sin egen lokale tid, eller også mangler zonen. Brug et UTC-tidspunkt eller en navngivet zone til begivenheder, der går på tværs af lokationer.

Har jeg brug for særlig software for at lave en?

Nej. En tekstfil med de rigtige linjer virker, men en generator undgår fejl med tidsformater og escaped tegn.