Så lägger du till en händelse i valfri kalender med en .ics-fil

En .ics-fil är en ren textfil i iCalendar-formatet, definierat i RFC 5545, som beskriver en eller flera händelser. De flesta kalenderappar kan öppna en sådan fil, så du kan skicka en enda fil i stället för att be folk skriva in datum, tid och plats själva. När du öppnar filen, eller importerar den från kalenderns inställningar, läggs händelsen till med titel, tid och påminnelse.

KalenderhändelseSkicka en händelse som vem som helst kan lägga tillGör det gratis

Vad filen innehåller

En .ics-fil är ren text. En enkel enskild händelse ser ut så här:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Example//Calendar//EN
BEGIN:VEVENT
UID:[email protected]
DTSTAMP:20261103T090000Z
DTSTART:20261110T120000Z
DTEND:20261110T130000Z
SUMMARY:Team lunch
LOCATION:Cafe on Main Street
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Varje rad är en egenskap med ett namn och ett värde. UID måste vara unikt för händelsen, så att en kalender kan känna igen den om den kommer två gånger. DTSTAMP anger när filen skapades, och den måste vara i UTC. DTSTART och DTEND anger start och slut, och SUMMARY är titeln. Textvärden som innehåller kommatecken, semikolon eller bakstreck behöver ett bakstreck framför sig, och en radbrytning i en beskrivning skrivs som \n.

Varför en fil fungerar överallt

RFC 5545 är en gemensam standard, och kalenderappar från Google, Apple och Microsofts Outlook läser alla den. De hanterar inte alla valfria delar på exakt samma sätt, så håll filen enkel: en händelse, en tydlig titel, en start, ett slut och en valfri plats. När du öppnar en fil läggs en enda händelse till. Ett prenumererat kalenderflöde är något annat, eftersom det håller en kalender uppdaterad från en webbadress.

De flesta telefoner och datorer erbjuder att lägga till filen i en kalender när du trycker på eller öppnar den. Om inget händer, leta efter ett importalternativ i kalenderappen.

Tidszoner och heldagshändelser

Tid är en vanlig orsak till trasiga kalenderposter. Det finns tre former.

• UTC. En tid som slutar på Z, till exempel 20261110T120000Z, är samma ögonblick överallt, och varje kalender visar den i betraktarens egen zon. Använd den för ett fast tillfälle.
• En namngiven zon. DTSTART;TZID=Europe/Istanbul:20261110T150000 håller händelsen kl. 15 i den zonen, även för någon som bor någon annanstans. Använd den för händelser som är knutna till en plats.
• Flytande tid. En tid utan Z och utan zon, till exempel 20261110T150000, tolkas som lokal tid av varje betraktare. Det passar en personlig daglig påminnelse, men är fel för ett möte över zongränser. Varför mötestider flyttar sig två gånger om året går igenom de vanligaste fallgroparna.

Heldagshändelser använder ett datum i stället för en tid: DTSTART;VALUE=DATE:20261110. Slutdatumet är exklusivt, vilket betyder att det är dagen efter den sista dagen. En endagshändelse den 10 november slutar alltså den 11 november. Fel här gör att en händelse fortsätter in på nästa dag. Så räknar du dagar mellan datum förklarar inklusive och exklusive räkning.

Testa innan du skickar

Importera filen i din egen kalender innan du skickar den till någon annan, och kontrollera fyra saker:

1. Titeln och platsen visas exakt som du skrev dem, utan felaktiga bakstreck eller saknade kommatecken.
2. Starttiden stämmer i din egen zon och överensstämmer med den tid du menade.
3. Sluttiden är rätt, särskilt för heldagshändelser, som ska sluta dagen efter den sista dagen.
4. Någon i en annan tidszon som öppnar filen ser samma ögonblick, vilket fångar en zon du glömt ange.

Skicka filen först när alla fyra stämmer. Ett fel i en fil som redan har gått ut till tjugo personer är mycket svårare att rätta än ett som upptäcks i din egen kalender.

Påminnelser

En påminnelse är ett VALARM-block som placeras inuti händelsen. Det här exemplet begär en avisering 15 minuter före start:

BEGIN:VALARM
ACTION:DISPLAY
TRIGGER:-PT15M
DESCRIPTION:Reminder
END:VALARM

Många kalenderappar respekterar larmet i en importerad fil. Vissa ignorerar det och använder användarens standardpåminnelse i stället, så kontrollera händelsen efter importen.

Länkar eller filer

En länk för "lägg till i kalender" öppnar kalenderns egna formulär med uppgifterna ifyllda, och den fungerar i alla webbläsare. En fil fungerar offline och i alla appar som läser .ics. E-postprogram och telefoner skiljer sig åt i hur de hanterar bilagor, och vissa erbjuder inte att lägga till händelsen förrän filen har laddats ner. Använd en länk när folk ska till en webbsida, och en fil när de behöver något att spara. Många inbjudningar innehåller båda.

En inbjudan med deltagare och svar är något annat. Den använder METHOD:REQUEST, från schemaläggningstillägget i RFC 5546, och förväntar sig att mottagarens kalender skickar svar tillbaka. En vanlig händelse har ingen metod, eller använder PUBLISH. För en engångshändelse med vänner räcker en vanlig fil.

Så gör du med fixmint

1. Öppna verktyget för kalenderhändelser och skriv in Title, och sedan Start date, Start time, End date och End time.
2. För en heldagshändelse, bocka i All-day event och ange slutdatumet som den sista inkluderade dagen. Filen lagrar det exklusiva slutet åt dig.
3. Lägg till en Location och en Description, och välj en Reminder: none, 10 minutes, 1 hour eller 1 day before.
4. Kontrollera Calendar file preview och tryck sedan på Download .ics. För en länk i stället, använd Add to Google Calendar eller Add to Outlook.com.
5. Importera filen i din egen kalender och kör de fyra kontrollerna i "Testa innan du skickar".

Snabba svar

Kan alla enheter öppna en .ics-fil?

De flesta telefoner, datorer och kalenderappar kan det, men sättet att lägga till den skiljer sig mellan apparna. Om dubbelklick inte gör något, använd importalternativet i kalendern.

Varför visas min händelse vid fel klockslag?

Oftast saknar tiden en zon, så varje kalender tolkar den som sin egen lokala tid, eller så saknas zonen. Använd en UTC-tid eller en namngiven zon för händelser som går över zongränser.

Behöver jag särskild programvara för att skapa en fil?

Nej. En textfil med rätt rader fungerar, men en generator undviker misstag med tidsformat och tecken som måste escapas.