Termin mit einer .ics-Datei in jeden Kalender eintragen

Eine .ics-Datei ist eine einfache Textdatei im iCalendar-Format, das in RFC 5545 festgelegt ist, und beschreibt einen oder mehrere Termine. Die meisten Kalender-Apps können sie öffnen. Du kannst also eine einzige Datei verschicken, statt Datum, Uhrzeit und Ort abzutippen. Wenn du sie öffnest oder über die Einstellungen deines Kalenders importierst, wird der Termin mit Titel, Zeit und Erinnerung eingetragen.

KalenderterminTermin, den alle eintragen könnenKostenlos loslegen

Was die Datei enthält

Eine .ics-Datei ist reiner Text. Ein minimaler Einzeltermin sieht so aus:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Example//Calendar//EN
BEGIN:VEVENT
UID:[email protected]
DTSTAMP:20261103T090000Z
DTSTART:20261110T120000Z
DTEND:20261110T130000Z
SUMMARY:Team-Mittagessen
LOCATION:Café in der Hauptstraße
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Jede Zeile ist eine Eigenschaft mit einem Namen und einem Wert. UID muss für den Termin eindeutig sein, damit ein Kalender ihn wiedererkennt, wenn er zweimal ankommt. DTSTAMP hält fest, wann die Datei erstellt wurde, und muss in UTC angegeben sein. DTSTART und DTEND geben Anfang und Ende an, SUMMARY ist der Titel. Textwerte mit Kommas, Semikola oder Backslashes brauchen davor einen Backslash, und ein Zeilenumbruch in der Beschreibung wird als \n geschrieben.

Warum eine Datei überall funktioniert

RFC 5545 ist ein gemeinsamer Standard, und Kalender-Apps von Google, Apple und Microsofts Outlook lesen ihn alle. Sie gehen mit optionalen Teilen aber nicht überall gleich um. Halte die Datei deshalb einfach: ein Termin, ein klarer Titel, Anfang, Ende und optional ein Ort. Beim Öffnen wird genau ein Termin hinzugefügt. Ein abonnierter Kalender-Feed ist etwas anderes, weil er einen Kalender über eine Webadresse aktuell hält.

Auf den meisten Handys und Computern wirst du beim Antippen oder Öffnen gefragt, ob die Datei in einen Kalender übernommen werden soll. Passiert nichts, suche in der Kalender-App nach einer Importoption.

Zeitzonen und ganztägige Termine

Die Uhrzeit ist eine häufige Fehlerquelle bei Kalendereinträgen. Es gibt drei Formen.

• UTC. Eine Zeit mit Z am Ende, etwa 20261110T120000Z, ist überall derselbe Zeitpunkt, und jeder Kalender zeigt ihn in der eigenen Zeitzone des Betrachters an. Verwende sie für einen festen Moment.
• Eine benannte Zeitzone. DTSTART;TZID=Europe/Istanbul:20261110T150000 legt den Termin auf 15 Uhr in dieser Zeitzone, auch für jemanden, der woanders lebt. Verwende sie für Termine, die an einen Ort gebunden sind.
• Ohne Zeitzone. Eine Zeit ohne Z und ohne Zone, etwa 20261110T150000, wird von jedem Betrachter als Ortszeit gelesen. Das passt zu einer persönlichen täglichen Erinnerung, ist aber falsch für ein Meeting über Zeitzonen hinweg. Warum sich Meetingzeiten zweimal im Jahr verschieben erklärt die häufigsten Fallen.

Ganztägige Termine verwenden ein Datum statt einer Uhrzeit: DTSTART;VALUE=DATE:20261110. Das Enddatum ist exklusiv, es ist also der Tag nach dem letzten Tag. Ein eintägiger Termin am 10. November endet deshalb am 11. November. Wenn du das falsch machst, läuft der Termin in den nächsten Tag hinein. Tage zwischen Daten zählen erklärt den Unterschied zwischen einschließender und ausschließender Zählung.

Vor dem Versand testen

Importiere die Datei in deinen eigenen Kalender, bevor du sie an andere schickst, und prüfe vier Dinge:

1. Titel und Ort stehen genau so da, wie du sie geschrieben hast, ohne überzählige Backslashes oder fehlende Kommas.
2. Die Startzeit stimmt in deiner Zeitzone und entspricht der Zeit, die du meintest.
3. Das Ende stimmt, besonders bei ganztägigen Terminen, die am Tag nach dem letzten Tag enden sollten.
4. Jemand in einer anderen Zeitzone, der die Datei öffnet, sieht denselben Moment. So fällt eine Zeitzone auf, die du vergessen hast.

Verschicke die Datei erst, wenn alle vier Punkte stimmen. Ein Fehler in einer Datei, die schon an zwanzig Leute gegangen ist, lässt sich viel schwerer beheben als einer, den du in deinem eigenen Kalender bemerkst.

Erinnerungen

Eine Erinnerung ist ein VALARM-Block innerhalb des Termins. Dieser Block verlangt eine Benachrichtigung 15 Minuten vor Beginn:

BEGIN:VALARM
ACTION:DISPLAY
TRIGGER:-PT15M
DESCRIPTION:Erinnerung
END:VALARM

Viele Kalender-Apps berücksichtigen den Alarm in einer importierten Datei. Manche ignorieren ihn und verwenden stattdessen die Standarderinnerung des Nutzers. Prüfe deshalb den Termin nach dem Import.

Links oder Dateien

Ein Link „Zum Kalender hinzufügen“ öffnet das Formular des Kalenders mit bereits ausgefüllten Angaben, und das funktioniert in jedem Browser. Eine Datei funktioniert offline und in jeder App, die .ics lesen kann. E-Mail-Programme und Handys unterscheiden sich darin, wie sie Anhänge behandeln. Manche bieten erst dann an, den Termin hinzuzufügen, wenn die Datei heruntergeladen ist. Nimm einen Link, wenn Leute auf eine Webseite gehen sollen, und eine Datei, wenn sie etwas zum Speichern brauchen. Viele Einladungen enthalten beides.

Eine Einladung mit Teilnehmenden und Antworten ist etwas anderes. Sie verwendet METHOD:REQUEST aus der Scheduling-Erweiterung in RFC 5546 und erwartet, dass der Kalender des Empfängers Antworten zurückschickt. Ein einfacher Termin hat keine Methode oder verwendet PUBLISH. Für einen einmaligen Termin mit Freunden reicht eine einfache Datei.

So geht's mit fixmint

1. Öffne das Kalendertermin-Tool und gib den Titel ein, dann das Startdatum, die Startzeit, das Enddatum und die Endzeit.
2. Setze bei einem ganztägigen Termin den Haken bei Ganztägiger Termin und stelle als Enddatum den letzten enthaltenen Tag ein. Die Datei speichert das exklusive Ende für dich.
3. Füge einen Ort und eine Beschreibung hinzu und wähle eine Erinnerung: keine, 10 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag vor dem Termin.
4. Prüfe die Vorschau der Kalenderdatei und drücke dann auf .ics herunterladen. Für einen Link stattdessen Zu Google Kalender hinzufügen oder Zu Outlook.com hinzufügen verwenden.
5. Importiere die Datei in deinen eigenen Kalender und führe die vier Prüfungen aus dem Abschnitt „Vor dem Versand testen“ durch.

Kurze Antworten

Kann jedes Gerät eine .ics-Datei öffnen?

Die meisten Handys, Computer und Kalender-Apps können das, aber der Weg zum Hinzufügen unterscheidet sich je nach App. Wenn ein Doppelklick nichts bewirkt, nutze die Importoption im Kalender.

Warum wird mein Termin zur falschen Stunde angezeigt?

Meist hat die Zeit keine Zeitzone, sodass jeder Kalender sie als seine eigene Ortszeit liest, oder die Zeitzone fehlt. Verwende für Termine über Ländergrenzen hinweg eine UTC-Zeit oder eine benannte Zeitzone.

Brauche ich eine Spezialsoftware, um eine Datei zu erstellen?

Nein. Eine Textdatei mit den richtigen Zeilen funktioniert, aber ein Generator verhindert Fehler bei Zeitformaten und maskierten Zeichen.