Como preencher um formulário PDF sem imprimir

Para preencher um formulário PDF sem imprimir, abra-o em um editor de PDF e digite nos campos se o formulário tiver campos, ou adicione o texto sobre a página se não tiver. Confira cada resposta, achate o formulário para que os valores fiquem no lugar, assine se o formulário pedir assinatura e abra o arquivo salvo em um segundo visualizador antes de enviar.

Preencher e editar PDFPreciso preencher um formulário PDFUse de graça

Preenchível ou plano: como identificar

Um formulário ou é preenchível ou é plano, e a diferença muda a forma como você trabalha.

Um formulário preenchível tem campos de formulário de verdade: caixas com um nome por trás, que guardam um valor. Clique em uma delas e um cursor de texto aparece dentro. Alguns visualizadores também destacam os campos com uma cor de fundo ou mostram uma mensagem dizendo que o formulário pode ser preenchido.

Um formulário plano é apenas uma imagem de formulário. Suas linhas e caixas estão desenhadas na página, e nada dentro delas é um campo. Clicar não serve para nada, e você precisa posicionar cada resposta manualmente.

Normalmente dá para saber em poucos segundos: clique na primeira caixa de resposta. Se ela for um campo, digite nela. Se não for, use a ferramenta de texto.

Como preencher um formulário preenchível

Clique no campo e digite. Use a tecla Tab para passar ao próximo campo e confira se o formulário aceitou cada valor. Alguns campos aceitam apenas números ou um formato de data fixo, e rejeitam qualquer outra coisa.

Para caixas de seleção e botões de opção, clique uma vez para marcar. Se uma opção não estiver clara, não chute: uma caixa marcada pode significar uma resposta diferente da que você pretendia. Leia a pergunta de novo.

Como preencher um formulário plano

Use a ferramenta de texto para posicionar sua resposta. Clique onde a resposta deve ficar, digite e arraste a caixa de texto até que ela fique sobre a linha. Use o mesmo tamanho de fonte em todo o formulário, para que as respostas pareçam fazer parte dele, e mantenha cada resposta curta o bastante para caber entre as linhas.

Marcas de tique e de X são colocadas da mesma forma. As datas exigem cuidado extra: escreva-as no formato que o formulário pede e, se possível, escreva o mês por extenso. Uma data como 03/04/2026 significa 3 de abril no Brasil e 4 de março nos Estados Unidos, então uma data pouco clara pode ser lida ao contrário. Escrever 3 de abril de 2026 evita esse problema.

Os nomes devem ter a mesma grafia do seu documento de identidade. Uma abreviação ou um nome do meio omitido pode fazer o formulário ser devolvido.

Achate antes de enviar

Depois de preencher o formulário, achate-o. Achatar junta as respostas e os campos do formulário à própria página, para que os valores fiquem onde você os colocou e não possam ser editados como campos pela próxima pessoa que abrir o arquivo. Isso também evita que os valores sumam em um visualizador que não desenha campos de formulário.

Achatar não bloqueia o arquivo. Qualquer pessoa com um editor de PDF ainda consegue alterar o conteúdo da página, e um formulário achatado deixa de ser um formulário preenchível. Por isso, confira cada resposta antes e guarde uma cópia não achatada, caso precise corrigir algo.

Se o destinatário precisar de um formulário preenchível, pergunte a ele antes de achatar.

Assinando o formulário

Se o formulário pedir assinatura, use a ferramenta de assinatura para desenhar ou digitar sua assinatura e posicioná-la na página. Isso é uma imagem de assinatura, não uma assinatura eletrônica certificada, então, em formulários em que a assinatura legal importa, confira o que o formulário exige. A diferença entre uma assinatura desenhada e uma assinatura eletrônica é explicada em o guia sobre imagem de assinatura. Os passos para assinar sem imprimir estão em o guia de assinar sem imprimir.

Assine depois de achatar apenas se o sistema do destinatário aceitar um arquivo assinado e achatado. Caso contrário, assine antes de achatar.

Confira o resultado em um segundo visualizador

Um formulário pode ficar certo em um visualizador e errado em outro, porque cada visualizador desenha fontes e campos de um jeito. Antes de enviar, abra o arquivo salvo em um segundo visualizador, como outro navegador ou o aplicativo de PDF do seu celular. Verifique se:

• cada resposta está onde você espera, e nenhuma saiu da linha
• as marcações e as datas aparecem, e nenhum texto foi cortado na borda de uma caixa
• a assinatura está na página e na linha certas
• o número de páginas é o que você espera

Se algo estiver faltando no segundo visualizador, a resposta pode ter sido colocada como um campo que esse visualizador não desenha. Achate o formulário e abra-o novamente.

Respostas rápidas

Dá para preencher um formulário no celular? Dá, com um aplicativo de PDF que aceite campos de formulário ou caixas de texto. Confira se as respostas aparecem em outro aplicativo antes de enviar.

Devo guardar o formulário original em branco? Sim. Salve a versão preenchida com um novo nome, para continuar com a cópia em branco caso precise começar de novo.

E se o formulário pedir assinatura manuscrita? Nesse caso, o formulário quer uma assinatura feita à mão. Um nome digitado ou uma imagem colocada na página pode não valer. Verifique as instruções do formulário ou pergunte ao destinatário.