如何找出兩份試算表版本之間的差異

要找出兩個版本試算表之間的差異，請將舊檔案的每一列與新檔案中對應的那一列配對，再比較每一組配對列中的儲存格。難處在於配對。若依位置逐列比較，一旦插入一列或檔案重新排序，之後的每一列都會和錯誤的對象比較。改用關鍵欄位（例如訂單編號）來配對，即使列的位置移動，每一列仍會與自己的紀錄配在一起。

比較試算表找出兩個檔案之間的差異免費使用

為什麼列的順序會破壞單純的比較

依位置比較第 2 列與第 2 列很快，但很容易出錯。只要在最上方加入一列，之後的每一列都會配到錯誤的對象。結果會出現數百筆「變更」，但實際上只有一項變更。排序也會造成同樣的問題。重新排序並不改變任何資料，但依位置比較會把每一列移動的位置都回報為已變更。如果差異結果多得不合理，請先檢查列的順序。

使用關鍵欄位

關鍵欄位用來識別一列，且該列的值不會改變，例如訂單編號、產品代碼或客戶 ID。請選擇每個值只出現一次的欄位。如果關鍵值重複，比較時就無法分辨哪一列是哪一列，因此應找更合適的欄位，或將兩個欄位組合起來。

有了關鍵欄位，每一列都會歸入以下四組之一：

新增。 關鍵值只出現在新檔案中。
刪除。 關鍵值只出現在舊檔案中。
變更。 關鍵值在兩個檔案中都有，且至少有一個儲存格不同。
未變更。 關鍵值在兩個檔案中都有，且所有比較的儲存格都相同。

比較兩份檔案可讓你選擇關鍵欄位，顯示每一組及其數量，並列出每一筆變更列中哪些儲存格不同。

變更的儲存格，以及每次都會變動的欄位

一列變更可能只是三十個儲存格中的一格不同，因此請檢視儲存格本身。價格從 12.50 變成 13.00，與同一列中新地址的變更屬於不同類型。請忽略每次儲存都會變動的欄位，例如「最後修改」時間戳記，避免它們把清單塞滿。

大小寫與空格也很重要。對電腦來說，「Berlin」和「berlin 」是不同的。忽略大小寫與頭尾空格可以去除這類錯誤的變更，但更正拼字仍屬於真正的變更，因此只有在差異對你不重要時，才使用這些選項。

看起來不同但其實相等的數字

兩個儲存格可能顯示不同的文字，卻存放相同的值。這是最常見的錯誤變更來源：

千分位符號。 1,000 和 1000 是同一個數字。
小數位數。 12.5 顯示為 12.50，只是顯示方式不同，數值相同。
貨幣格式。 格式為 £5 的儲存格存放的是數字 5。若輸入的是帶有 £ 符號的文字，則不是數字。
日期。 試算表以序列數字儲存日期，並依所選格式顯示，因此 03/04/2026 與 2026-04-03 可能是同一天。

比較工具會以試算表寫入數字的方式來讀取數字，並讀取 Excel 儲存的數值，而非產生這些數值的公式。以文字形式儲存的數字會被當成文字比較，因此在相信某欄的比較結果之前，請先檢查每一欄的資料類型。

電腦也以二進位儲存小數，因此在大多數程式語言中，0.1 + 0.2 並不完全等於 0.3。容差設定會將兩數視為相等，只要它們的差距不超過你指定的值，例如一分錢的 0.01。

沒有共用關鍵欄位時

請使用你現有、最穩定的組合，例如姓名加出生日期，並以人工方式檢查一份樣本。如果仍要依位置比較，請將結果解讀為「這些列在相同位置有差異」，而不是證明了實際發生什麼變更。

合併與比對：相關的工作

比較是在問同一個表格的兩個版本有什麼不同。合併則是在問兩個不同的表格如何對應。VLOOKUP 是最簡單的合併方式：它在另一個表格中找到相符的關鍵值，並傳回其中的一個值。有兩個陷阱造成了大部分的意外。它只查看範圍的第一欄，因此關鍵值必須位於左側。它也只傳回找到的第一個相符結果，因此若關鍵值重複出現，就會悄悄地被縮減為一列。省略最後一個引數也會改為近似比對。XLOOKUP 不要求關鍵值位於左側，但每次查詢仍只傳回一個相符結果。

依共用欄位合併兩份試算表可以在不使用公式的情況下完成同樣的工作。請在每個表格中選擇關鍵欄位，並選擇合併類型：

保留左側所有列會保留第一個表格的每一列，並在有相符資料時加入對應的欄位。
僅保留相符列只保留在兩個表格中都找到的列。
左側無相符的列會列出第二個表格缺少的項目，通常是最有用的結果。

對於重複的關鍵值，第一個相符的行為與 VLOOKUP 相同。所有相符會為每一個相符結果新增一列，因此在右側出現三次的客戶，在結果中也會出現三次。請比較合併前後的列數，並先檢查重複值。

拼法不同的名稱

當同一件事物有兩種寫法時，精確的關鍵值比對就會失敗，例如「Jon Smith」和「John Smith」，或「Müller」和「Mueller」。模糊比對會為一個名單中的每個名稱，在另一個名單中找出最接近的名稱，並附上分數。分數取自兩種衡量方式中較高的一個。一種是依順序比較字母，並獎勵相同的開頭，適合「Smith」和「Smyth」。另一種是比較單字，因此一個名稱的所有單字都出現在另一個名稱中時，分數為 100。當其中一個名稱有額外的單字時，請謹慎看待 100 分。此工具會忽略重音符號與標點符號，並可能省略 Inc 或 Ltd 等公司用字。分數仍然只是估計值，因此在接受配對結果前請先逐一檢視。

特殊情況

不可見字元會讓外觀相同的關鍵值變得不相等。如果看起來完全相同的關鍵值就是無法配對，請移除隱藏字元。
前導零在檔案於試算表中開啟時會消失，因此「00421」與其文字版本不再相符。請在合併中勾選忽略前導零，讓兩種寫法都視為相同的關鍵值。
隱藏欄位在比較時仍會被計入，除非你選擇忽略它們。

簡短步驟

在兩個檔案中選定關鍵欄位，並確認其值是唯一的。
依關鍵欄位進行比較，且只在差異不重要時才開啟大小寫與空格規則。
忽略每次儲存都會變動的欄位。
檢查總數。在關鍵值唯一的情況下，未變更加變更加刪除等於舊檔案的列數，未變更加變更加新增等於新檔案的列數。

快速解答

為什麼插入一列就會把所有資料都標示為已變更？

依位置比較會將每一列與相同編號的那一列配對，而插入一列會使之後的每一列往下移位。請改用關鍵欄位進行比較。

為什麼數字相同的兩個檔案卻顯示有變更？

這些值很可能以文字形式儲存，或格式不同。請檢查欄位的類型。