Como encontrar as diferenças entre duas versões de uma planilha

Para encontrar o que mudou entre duas versões de uma planilha, associe cada linha do arquivo antigo à sua correspondente no arquivo novo e depois compare as células de cada par. A associação é a parte difícil. Uma comparação linha a linha pela posição falha assim que uma linha é inserida ou a planilha é reordenada, porque cada linha seguinte é comparada com o par errado. Associar pela coluna-chave, como um número de pedido, mantém cada linha ligada ao próprio registro mesmo quando as linhas mudam de lugar.

Comparar planilhasVer o que mudou entre as planilhasUse de graça

Por que a ordem das linhas quebra uma comparação simples

Comparar a linha 2 com a linha 2 é rápido e fácil de enganar. Insira uma linha no topo, e todas as linhas seguintes passam a ser comparadas com a errada. O resultado são centenas de "alterações" que na verdade são uma só. A ordenação causa o mesmo problema. Reordenar a planilha não muda nenhum dado, mas uma comparação pela posição informa cada linha movida como alterada. Se o resultado parecer grande demais, verifique a ordem primeiro.

Use uma coluna-chave

Uma coluna-chave identifica uma linha e não muda para essa linha: um número de pedido, um código de produto, um ID de cliente. Escolha uma coluna em que cada valor apareça uma única vez. Se a chave se repetir, a comparação não consegue dizer qual linha é qual, então procure uma coluna melhor ou combine duas.

Com uma chave, cada linha cai em um de quatro grupos:

Adicionada. A chave existe apenas no arquivo novo.
Removida. A chave existe apenas no arquivo antigo.
Alterada. A chave existe nos dois arquivos, e pelo menos uma célula é diferente.
Sem alteração. A chave existe nos dois, e todas as células comparadas são iguais.

Compare os dois arquivos permite escolher a coluna-chave, mostra cada grupo com sua contagem e lista quais células são diferentes em cada linha alterada.

Células alteradas, e colunas que sempre mudam

Uma linha alterada pode diferir em uma célula de trinta, então olhe as células. Um preço que passa de 12.50 para 13.00 é um tipo de alteração diferente de um novo endereço na mesma linha. Ignore colunas que mudam a cada salvamento, como um carimbo de "última modificação", para que elas não encham sua lista.

Maiúsculas e espaços também importam. "Berlin" e "berlin " são diferentes para o computador. Ignorar maiúsculas e espaços nas extremidades elimina essas falsas alterações, mas uma grafia corrigida é uma alteração real, então use essas opções apenas quando a diferença não importar para você.

Números que parecem diferentes, mas são iguais

Duas células podem mostrar textos diferentes e guardar o mesmo valor. Esta é a fonte mais comum de falsas alterações:

Separadores de milhar. 1,000 e 1000 são o mesmo número.
Casas decimais. 12.5 exibido como 12.50 é o mesmo valor em outra exibição.
Formatos de moeda. Uma célula formatada como £5 guarda o número 5. Uma célula digitada como texto com o sinal de £ não guarda.
Datas. A planilha guarda uma data como número de série e a exibe no formato escolhido, então 03/04/2026 e 2026-04-03 podem ser o mesmo dia.

A ferramenta de comparação lê os números do jeito que a planilha os escreve, e lê os valores que o Excel salvou, e não as fórmulas que os produziram. Um número guardado como texto é comparado como texto, então verifique o tipo de dados de cada coluna antes de confiar na comparação dessa coluna.

Computadores também guardam decimais em binário, então 0.1 + 0.2 não é exatamente 0.3 na maioria das linguagens de programação. A configuração de tolerância trata números como iguais quando a diferença entre eles não passa de um valor que você escolhe, como 0.01 para um centavo.

Quando não há chave em comum

Use o par estável mais próximo que você tiver, como nome mais data de nascimento, e confira uma amostra manualmente. Se mesmo assim comparar pela posição, leia o resultado como "estas linhas diferem no mesmo ponto", e não como prova do que mudou.

Juntar e cruzar: os trabalhos relacionados

Uma comparação pergunta o que difere entre duas versões de uma mesma tabela. Um join pergunta como duas tabelas diferentes se encaixam. O PROCV (VLOOKUP) é o join mais simples: ele encontra uma chave correspondente em outra tabela e devolve um valor dela. Duas armadilhas causam a maioria das surpresas. Ele só olha a primeira coluna do intervalo, então a chave precisa estar à esquerda. E retorna a primeira correspondência que encontra, então uma chave que aparece duas vezes é silenciosamente reduzida a uma linha. Deixar de fora o último argumento também o troca para correspondência aproximada. O XLOOKUP não precisa que a chave esteja à esquerda, mas ainda retorna uma correspondência por busca.

Juntar planilhas por uma coluna em comum faz o mesmo trabalho sem fórmulas. Escolha a chave em cada tabela e um tipo de join:

Manter todas as linhas da esquerda mantém cada linha da primeira tabela e adiciona as colunas correspondentes onde existirem.
Somente correspondências mantém apenas as linhas encontradas nas duas.
Linhas da esquerda sem correspondência lista o que está faltando na segunda tabela, muitas vezes o resultado mais útil.

Para chaves duplicadas, Primeira correspondência se comporta como o PROCV. Todas as correspondências adiciona uma linha para cada correspondência, então um cliente que aparece três vezes à direita aparece três vezes no resultado. Conte as linhas antes e depois, e verifique as duplicatas primeiro.

Nomes escritos de forma diferente

Chaves exatas falham quando a mesma coisa é escrita de duas formas: "Jon Smith" e "John Smith", "Müller" e "Mueller". Cruzar listas de nomes dá a cada nome de uma lista o nome mais parecido da outra, com uma pontuação. A pontuação é a maior de duas medidas. Uma compara as letras em ordem e valoriza um início em comum, o que serve para "Smith" e "Smyth". A outra compara palavras, então um nome cujas palavras aparecem todas no outro nome recebe 100. Leia um 100 com cuidado quando um dos nomes tiver palavras extras. A ferramenta ignora acentos e pontuação e pode descartar palavras de empresa, como Inc ou Ltd. Uma pontuação continua sendo uma estimativa, então leia os pares antes de aceitá-los.

Casos especiais

Caracteres invisíveis tornam diferentes chaves que parecem iguais. Remover caracteres ocultos se chaves que parecem idênticas não baterem.
Zeros à esquerda desaparecem quando um arquivo é aberto em uma planilha, então "00421" deixa de corresponder à sua versão em texto. Marque Ignorar zeros à esquerda no join, para que as duas grafias contem como a mesma chave.
Colunas ocultas continuam contando em uma comparação, a menos que você as ignore.

O método curto

Escolha uma coluna-chave nos dois arquivos e confira se ela é única.
Compare pela chave, e ative as regras de maiúsculas e espaços só onde a diferença não importar.
Ignore as colunas que mudam a cada salvamento.
Confira os totais. Com chaves únicas, sem alteração mais alterada mais removida é igual ao número de linhas antigas, e sem alteração mais alterada mais adicionada é igual ao número de linhas novas.

Respostas rápidas

Por que uma linha inserida marca tudo como alterado?

Uma comparação por posição associa cada linha à que está no mesmo número, e a inserção desloca todas as linhas seguintes. Compare por uma coluna-chave.

Por que dois arquivos com os mesmos números mostram uma alteração?

Provavelmente os valores estão guardados como texto, ou formatados de forma diferente. Verifique o tipo da coluna.