स्प्रेडशीट के दो संस्करणों में क्या बदला, यह कैसे पता करें

स्प्रेडशीट के दो संस्करणों में क्या बदला, यह जानने के लिए पुरानी फ़ाइल की हर पंक्ति को नई फ़ाइल की उसकी जोड़ी वाली पंक्ति से मिलाएँ, फिर हर मिलान की गई जोड़ी की सेल की तुलना करें। असली मुश्किल मिलान में है। जैसे ही कोई पंक्ति जुड़ती है या फ़ाइल दोबारा क्रम से लगाई जाती है, स्थिति के आधार पर पंक्ति-दर-पंक्ति तुलना गड़बड़ा जाती है, क्योंकि उसके बाद की हर पंक्ति गलत जोड़ी से मिलाई जाती है। किसी की-कॉलम, जैसे ऑर्डर नंबर, से मिलान करने पर हर पंक्ति अपने असली रिकॉर्ड से जुड़ी रहती है, भले ही पंक्तियाँ इधर-उधर हो जाएँ।

स्प्रेडशीट तुलना करेंफ़ाइलों में बदलाव खोजेंमुफ़्त में करें

सादी तुलना क्यों गड़बड़ा जाती है

पंक्ति 2 की तुलना पंक्ति 2 से करना तेज़ और आसान है, पर यह धोखा दे सकता है। सबसे ऊपर एक पंक्ति जोड़ दें, और उसके बाद की हर पंक्ति गलत पंक्ति से जुड़ जाएगी। नतीजा यह होगा कि सैकड़ों "बदलाव" दिखेंगे, जबकि असल में बदलाव सिर्फ़ एक हुआ है। क्रम बदलने पर भी यही समस्या आती है। दोबारा क्रम लगाने से डेटा नहीं बदलता, फिर भी स्थिति के आधार पर तुलना हर खिसकी हुई पंक्ति को बदली हुई बता देगी। अगर अंतर बहुत बड़ा दिखे, तो पहले क्रम जाँच लें।

की-कॉलम इस्तेमाल करें

की-कॉलम किसी पंक्ति की पहचान होता है और उस पंक्ति के लिए नहीं बदलता: जैसे ऑर्डर नंबर, प्रोडक्ट कोड या ग्राहक ID। ऐसा कॉलम चुनें जिसकी हर वैल्यू केवल एक बार आती हो। अगर की दोहराई जाती है, तो तुलना यह तय नहीं कर सकती कि कौन-सी पंक्ति कौन-सी है, इसलिए कोई बेहतर कॉलम खोजें या दो कॉलम मिलाकर एक की बनाएँ।

की के साथ हर पंक्ति इन चार समूहों में से किसी एक में आती है:

जोड़ा गया। यह की सिर्फ़ नई फ़ाइल में है।
हटाया गया। यह की सिर्फ़ पुरानी फ़ाइल में है।
बदला गया। यह की दोनों फ़ाइलों में है, और कम से कम एक सेल अलग है।
अपरिवर्तित। यह की दोनों में है, और तुलना की गई हर सेल मेल खाती है।

दोनों फ़ाइलों की तुलना करें में आप की-कॉलम चुन सकते हैं, हर समूह को उसकी गिनती के साथ देख सकते हैं, और हर बदली हुई पंक्ति में कौन-सी सेल अलग है, यह सूची में देख सकते हैं।

बदली हुई सेल, और वे कॉलम जो हर बार बदलते हैं

बदली हुई पंक्ति में तीस में से सिर्फ़ एक सेल अलग हो सकती है, इसलिए सेल को ध्यान से देखें। कीमत 12.50 से 13.00 होना एक तरह का बदलाव है, और उसी पंक्ति में नया पता होना दूसरी तरह का। जो कॉलम हर सेव पर बदल जाते हैं, जैसे "आख़िरी बदलाव" का टाइमस्टैम्प, उन्हें नज़रअंदाज़ करें, ताकि वे आपकी सूची न भरें।

अक्षरों की स्थिति और खाली जगह भी मायने रखती है। कंप्यूटर के लिए "Berlin" और "berlin " अलग हैं। बड़े-छोटे अक्षर और किनारे की खाली जगह नज़रअंदाज़ करने से ये झूठे बदलाव हट जाते हैं, लेकिन सही की गई स्पेलिंग असली बदलाव है, इसलिए ये विकल्प तभी चालू करें जब अंतर से आपको फ़र्क न पड़ता हो।

नंबर जो अलग दिखते हैं पर बराबर हैं

दो सेल अलग-अलग टेक्स्ट दिखा सकती हैं और उनकी वैल्यू एक ही हो सकती है। झूठे बदलावों का यह सबसे आम कारण है:

हज़ार का विभाजक। 1,000 और 1000 एक ही नंबर हैं।
दशमलव स्थान। 12.5 को 12.50 के रूप में दिखाना एक ही वैल्यू का अलग डिस्प्ले है।
मुद्रा फ़ॉर्मैट। जिस सेल का फ़ॉर्मैट £5 है, उसमें नंबर 5 होता है। जिस सेल में £ चिह्न के साथ टेक्स्ट टाइप किया गया हो, उसमें ऐसा नहीं होता।
तारीख़ें। स्प्रेडशीट तारीख़ को एक सीरियल नंबर के रूप में सेव करती है और चुने हुए फ़ॉर्मैट में दिखाती है, इसलिए 03/04/2026 और 2026-04-03 एक ही दिन हो सकते हैं।

तुलना टूल नंबरों को उसी तरह पढ़ता है जैसे स्प्रेडशीट उन्हें लिखती है, और वह फ़ॉर्मूले के बजाय Excel द्वारा सेव की गई वैल्यू पढ़ता है। टेक्स्ट के रूप में सेव नंबर टेक्स्ट की तरह तुलना होता है, इसलिए किसी कॉलम की तुलना पर भरोसा करने से पहले हर कॉलम का डेटा टाइप जाँचें।

दशमलव संख्याएँ कंप्यूटर बाइनरी में सेव करते हैं, इसलिए ज़्यादातर प्रोग्रामिंग भाषाओं में 0.1 + 0.2 बिल्कुल 0.3 नहीं होता। टॉलरेंस सेटिंग नंबरों को तब बराबर मानती है जब उनका अंतर आपकी चुनी हुई सीमा से ज़्यादा न हो, जैसे एक पैसे के लिए 0.01।

जब साझा की न हो

सबसे स्थिर जोड़ी का इस्तेमाल करें जो आपके पास हो, जैसे नाम और जन्मतिथि, और एक नमूने को हाथ से जाँच लें। अगर फिर भी स्थिति के आधार पर तुलना करनी पड़े, तो नतीजे को "ये पंक्तियाँ एक ही जगह पर अलग हैं" के रूप में पढ़ें, न कि इस प्रमाण के रूप में कि क्या बदला।

मिलाना और जोड़ना: संबंधित काम

तुलना यह पूछती है कि एक ही टेबल के दो संस्करणों में क्या अलग है। जॉइन यह पूछता है कि दो अलग-अलग टेबल कैसे जुड़ती हैं। VLOOKUP सबसे सरल जॉइन है: यह दूसरी टेबल में मेल खाती की ढूँढता है और उसमें से एक वैल्यू लौटाता है। इसकी ज़्यादातर अड़चनें दो बातों से आती हैं। यह सिर्फ़ रेंज के पहले कॉलम को देखता है, इसलिए की बाईं ओर होनी चाहिए। और यह पहला मिला हुआ मेल लौटाता है, इसलिए दो बार आने वाली की चुपचाप एक पंक्ति तक सीमित हो जाती है। आख़िरी आर्गुमेंट छोड़ने पर यह अनुमानित मिलान पर भी चला जाता है। XLOOKUP को की बाईं ओर होने की ज़रूरत नहीं होती, पर यह भी हर लुकअप के लिए एक ही मेल लौटाता है।

दो स्प्रेडशीट को साझा कॉलम पर जोड़ें बिना फ़ॉर्मूले के वही काम करता है। हर टेबल में की और जॉइन का प्रकार चुनें:

बाईं पंक्तियाँ सभी रखें पहली टेबल की हर पंक्ति रखता है और जहाँ मेल हो वहाँ मिलते कॉलम जोड़ता है।
केवल मेल वाली सिर्फ़ वे पंक्तियाँ रखता है जो दोनों में मिलें।
बिना मेल वाली बाईं पंक्तियाँ दिखाती हैं कि दूसरी टेबल में क्या नहीं है, और अक्सर यही सबसे उपयोगी नतीजा होता है।

दोहराई गई की के लिए पहला मेल VLOOKUP की तरह काम करता है। सभी मेल हर मेल के लिए एक पंक्ति जोड़ता है, इसलिए दाईं ओर तीन बार आने वाला ग्राहक नतीजे में तीन बार आएगा। जॉइन से पहले और बाद की पंक्तियाँ गिनें, और पहले दोहराव जाँच लें।

नाम अलग तरह से लिखे गए

जब एक ही चीज़ दो तरह से लिखी हो, तो सटीक की काम नहीं करती: "Jon Smith" और "John Smith", "Müller" और "Mueller"। फ़ज़ी मिलान एक सूची के हर नाम को दूसरी सूची के सबसे नज़दीकी नाम से जोड़ता है और एक स्कोर देता है। यह स्कोर दो मापों में से ऊँचा होता है। एक अक्षरों को क्रम से तुलना करता है और शुरुआत मिलने पर अंक देता है, जो "Smith" और "Smyth" के लिए ठीक है। दूसरा शब्दों की तुलना करता है, इसलिए जिस नाम के सारे शब्द दूसरे नाम में मिल जाएँ, उसका स्कोर 100 होता है। जब एक नाम में अतिरिक्त शब्द हों, तो 100 को सावधानी से पढ़ें। टूल एक्सेंट और विराम चिह्न नज़रअंदाज़ करता है और Inc या Ltd जैसे कंपनी-शब्द हटा सकता है। स्कोर फिर भी एक अनुमान है, इसलिए जोड़ों को स्वीकार करने से पहले उन्हें पढ़ लें।

किनारे के मामले

अदृश्य अक्षर दिखने में एक जैसी की को असमान बना देते हैं। अगर एक जैसी दिखने वाली की मेल नहीं खातीं, तो छिपे हुए अक्षर हटाएं।
शुरुआती शून्य तब गायब हो जाते हैं जब फ़ाइल स्प्रेडशीट में खुलती है, इसलिए "00421" अपने टेक्स्ट वाले संस्करण से मेल नहीं खाता। जॉइन में शुरुआती शून्य नज़रअंदाज़ करें पर टिक करें, ताकि दोनों लिखावटें एक ही की मानी जाएँ।
छिपे हुए कॉलम तुलना में तब भी गिने जाते हैं, जब तक आप उन्हें नज़रअंदाज़ न करें।

संक्षिप्त तरीका

दोनों फ़ाइलों में एक की-कॉलम चुनें, और जाँच लें कि वह यूनिक है।
की के आधार पर तुलना करें, और बड़े-छोटे अक्षर व खाली जगह के नियम सिर्फ़ तभी चालू करें जब अंतर से फ़र्क न पड़ता हो।
वे कॉलम नज़रअंदाज़ करें जो हर सेव पर बदल जाते हैं।
कुल जोड़ जाँचें। यूनिक की के साथ, अपरिवर्तित + बदला गया + हटाया गया पुरानी पंक्तियों की संख्या के बराबर होता है, और अपरिवर्तित + बदला गया + जोड़ा गया नई पंक्तियों की संख्या के बराबर होता है।

त्वरित उत्तर

एक पंक्ति जुड़ने पर सब कुछ बदला हुआ क्यों दिखता है?

स्थिति की तुलना हर पंक्ति को उसी नंबर की पंक्ति से जोड़ती है, और जोड़ने से उसके बाद की हर पंक्ति खिसक जाती है। इसके बजाय की-कॉलम से तुलना करें।

एक जैसे नंबरों वाली दो फ़ाइलों में बदलाव क्यों दिखता है?

संभव है कि वैल्यू टेक्स्ट के रूप में सेव हों, या उनका फ़ॉर्मैट अलग हो। कॉलम का टाइप जाँचें।