Cara menemukan perbedaan antara dua versi spreadsheet

Untuk menemukan perbedaan antara dua versi spreadsheet, cocokkan setiap baris di file lama dengan pasangannya di file baru, lalu bandingkan sel-sel dari setiap pasangan yang sudah cocok. Bagian yang paling sulit adalah pencocokannya. Perbandingan baris demi baris berdasarkan posisi akan gagal begitu ada baris yang disisipkan atau file diurutkan ulang, karena setiap baris setelahnya dibandingkan dengan pasangan yang salah. Mencocokkan berdasarkan kolom kunci, seperti nomor pesanan, membuat setiap baris tetap berpasangan dengan datanya sendiri meskipun posisinya berpindah.

Bandingkan spreadsheetCari perubahan antar filePakai gratis

Mengapa urutan baris merusak perbandingan biasa

Membandingkan baris 2 dengan baris 2 itu cepat dan mudah, tetapi mudah menyesatkan. Tambahkan satu baris di bagian atas, dan setiap baris berikutnya akan berpasangan dengan baris yang keliru. Hasilnya adalah ratusan "perubahan" yang sebenarnya hanya satu perubahan. Pengurutan menimbulkan masalah yang sama. Mengurutkan ulang tidak mengubah data sama sekali, tetapi perbandingan berdasarkan posisi akan melaporkan setiap baris yang berpindah sebagai baris yang berubah. Jika hasil perbedaannya terlalu besar, periksa urutannya terlebih dahulu.

Gunakan kolom kunci

Kolom kunci mengidentifikasi sebuah baris dan tidak berubah untuk baris tersebut: nomor pesanan, kode produk, ID pelanggan. Pilih kolom yang setiap nilainya hanya muncul sekali. Jika kunci berulang, perbandingan tidak bisa membedakan baris yang mana, jadi cari kolom lain yang lebih cocok atau gabungkan dua kolom.

Dengan kunci, setiap baris akan masuk ke salah satu dari empat kelompok:

• Ditambahkan. Kunci hanya ada di file baru.
• Dihapus. Kunci hanya ada di file lama.
• Berubah. Kunci ada di kedua file, dan setidaknya satu sel berbeda.
• Tidak berubah. Kunci ada di kedua file, dan semua sel yang dibandingkan sama.

Bandingkan dua file memungkinkan Anda memilih kolom kunci, menampilkan setiap kelompok beserta jumlahnya, dan mencantumkan sel mana yang berbeda di setiap baris yang berubah.

Sel yang berubah, dan kolom yang selalu berubah

Sebuah baris yang berubah mungkin hanya berbeda pada satu dari tiga puluh sel, jadi periksalah sel-selnya satu per satu. Harga yang berubah dari 12,50 menjadi 13,00 adalah jenis perubahan yang berbeda dibandingkan alamat baru di baris yang sama. Abaikan kolom yang berubah setiap kali file disimpan, seperti cap waktu "terakhir diubah", agar daftar Anda tidak dipenuhi kolom tersebut.

Huruf besar-kecil dan spasi juga penting. "Berlin" dan "berlin " dianggap berbeda oleh komputer. Mengabaikan huruf besar-kecil dan spasi di awal atau akhir akan menghapus perubahan palsu ini, tetapi perbaikan ejaan tetap merupakan perubahan yang nyata, jadi gunakan opsi tersebut hanya jika perbedaannya tidak penting bagi Anda.

Angka yang tampak berbeda tetapi sebenarnya sama

Dua sel bisa menampilkan teks yang berbeda tetapi menyimpan nilai yang sama. Ini adalah sumber perubahan palsu yang paling umum:

• Pemisah ribuan. 1.000 dan 1000 adalah angka yang sama.
• Jumlah desimal. 12,5 yang ditampilkan sebagai 12,50 memiliki nilai yang sama dengan tampilan yang berbeda.
• Format mata uang. Sel yang diformat sebagai £5 menyimpan angka 5. Sel yang diketik sebagai teks dengan tanda £ tidak demikian.
• Tanggal. Spreadsheet menyimpan tanggal sebagai nomor seri dan menampilkannya dalam format yang dipilih, sehingga 03/04/2026 dan 2026-04-03 bisa merupakan hari yang sama.

Alat perbandingan membaca angka sebagaimana spreadsheet menuliskannya, dan membaca nilai yang disimpan Excel, bukan rumus yang menghasilkannya. Angka yang disimpan sebagai teks akan dibandingkan sebagai teks, jadi periksa tipe data setiap kolom sebelum Anda memercayai hasil perbandingan kolom tersebut.

Komputer juga menyimpan desimal dalam format biner, sehingga 0,1 + 0,2 tidak tepat sama dengan 0,3 di sebagian besar bahasa pemrograman. Pengaturan toleransi memperlakukan angka sebagai sama jika selisihnya tidak lebih dari jumlah yang Anda pilih, misalnya 0,01 untuk satu sen.

Ketika tidak ada kunci bersama

Gunakan pasangan stabil terdekat yang Anda miliki, misalnya nama beserta tanggal lahir, lalu periksa sampel secara manual. Jika tetap membandingkan berdasarkan posisi, bacalah hasilnya sebagai "baris-baris ini berbeda di tempat yang sama", bukan sebagai bukti tentang apa yang sebenarnya berubah.

Menggabungkan dan mencocokkan: pekerjaan yang berkaitan

Perbandingan menanyakan apa yang berbeda antara dua versi dari satu tabel. Gabungan (join) menanyakan bagaimana dua tabel yang berbeda saling cocok. VLOOKUP adalah bentuk gabungan yang paling sederhana: ia mencari kunci yang cocok di tabel lain dan mengembalikan nilai darinya. Dua jebakan menjadi penyebab sebagian besar keanehannya. Fungsi ini hanya melihat kolom pertama dari rentang, jadi kunci harus berada di sebelah kiri. Fungsi ini juga mengembalikan kecocokan pertama yang ditemukan, sehingga kunci yang muncul dua kali diam-diam dikurangi menjadi satu baris. Membiarkan argumen terakhir kosong juga mengubahnya ke pencocokan perkiraan. XLOOKUP tidak memerlukan kunci di sebelah kiri, tetapi tetap hanya mengembalikan satu kecocokan untuk setiap pencarian.

Gabungkan dua spreadsheet pada kolom yang sama melakukan pekerjaan yang sama tanpa rumus. Pilih kunci di setiap tabel dan jenis gabungan:

• Simpan semua baris kiri menyimpan setiap baris di tabel pertama dan menambahkan kolom yang cocok jika ada.
• Hanya yang cocok hanya menyimpan baris yang ditemukan di kedua tabel.
• Baris kiri tanpa pasangan mencantumkan data yang tidak ada di tabel kedua, yang sering kali merupakan hasil paling berguna.

Untuk kunci yang duplikat, Kecocokan pertama berperilaku seperti VLOOKUP. Semua kecocokan menambahkan satu baris untuk setiap kecocokan, sehingga pelanggan yang muncul tiga kali di tabel kanan juga akan muncul tiga kali di hasil. Hitung jumlah baris sebelum dan sesudah penggabungan, dan periksa duplikat terlebih dahulu.

Nama yang ejaannya berbeda

Kunci yang persis sama gagal ketika hal yang sama ditulis dengan dua cara, misalnya "Jon Smith" dan "John Smith", atau "Müller" dan "Mueller". Pencocokan mirip memberi setiap nama di satu daftar pasangan nama terdekatnya di daftar lain, disertai skor. Skor tersebut adalah nilai yang lebih tinggi dari dua ukuran. Yang pertama membandingkan huruf secara berurutan dan memberi nilai lebih tinggi untuk awal yang sama, yang cocok untuk "Smith" dan "Smyth". Yang kedua membandingkan kata, sehingga nama yang semua katanya muncul di nama lain mendapat skor 100. Berhati-hatilah dengan skor 100 jika salah satu nama memiliki kata tambahan. Alat ini mengabaikan aksen dan tanda baca, dan dapat membuang kata-kata perusahaan seperti Inc atau Ltd. Skor tetaplah perkiraan, jadi periksa pasangan-pasangannya sebelum Anda menerimanya.

Kasus khusus

• Karakter tak terlihat membuat kunci yang tampak sama menjadi tidak sama. Hapus karakter tersembunyi jika kunci yang tampak identik tidak mau cocok.
• Angka nol di depan hilang saat file dibuka di spreadsheet, sehingga "00421" tidak lagi cocok dengan versi teksnya. Centang Abaikan angka nol di depan pada gabungan, agar kedua penulisan dihitung sebagai kunci yang sama.
• Kolom tersembunyi tetap dihitung dalam perbandingan kecuali Anda mengabaikannya.

Metode singkat

1. Pilih kolom kunci di kedua file, dan pastikan nilainya unik.
2. Bandingkan berdasarkan kunci, dan aktifkan aturan huruf besar-kecil serta spasi hanya jika perbedaannya tidak penting.
3. Abaikan kolom yang berubah setiap kali file disimpan.
4. Periksa totalnya. Dengan kunci yang unik, tidak berubah ditambah berubah ditambah dihapus sama dengan jumlah baris file lama, dan tidak berubah ditambah berubah ditambah ditambahkan sama dengan jumlah baris file baru.

Jawaban singkat

Mengapa satu baris yang disisipkan menandai semuanya sebagai berubah?

Perbandingan berdasarkan posisi memasangkan setiap baris dengan baris yang memiliki nomor sama, dan penyisipan menggeser setiap baris setelahnya. Bandingkan berdasarkan kolom kunci sebagai gantinya.

Mengapa dua file dengan angka yang sama tetap menunjukkan perubahan?

Nilainya kemungkinan disimpan sebagai teks, atau diformat secara berbeda. Periksa tipe kolom.