Πώς να βρείτε τι άλλαξε σε δύο εκδόσεις υπολογιστικού φύλλου

Για να βρείτε τι άλλαξε μεταξύ δύο εκδόσεων ενός υπολογιστικού φύλλου, αντιστοιχίστε κάθε γραμμή του παλιού αρχείου με τη γραμμή της στο νέο αρχείο και συγκρίνετε τα κελιά κάθε ζεύγους. Το δύσκολο είναι η αντιστοίχιση. Η σύγκριση γραμμή προς γραμμή με βάση τη θέση αποτυγχάνει μόλις προστεθεί μια γραμμή ή ξαναταξινομηθεί το αρχείο, επειδή κάθε επόμενη γραμμή συγκρίνεται με λάθος αντίστοιχη. Η αντιστοίχιση με στήλη-κλειδί, όπως ένας αριθμός παραγγελίας, κρατά κάθε γραμμή συνδεδεμένη με τη δική της εγγραφή, ακόμη και όταν οι γραμμές μετακινούνται.

Σύγκριση υπολογιστικών φύλλωνΕντοπισμός αλλαγών μεταξύ αρχείωνΚάντε το δωρεάν

Γιατί η σειρά των γραμμών χαλάει μια απλή σύγκριση

Η σύγκριση της γραμμής 2 με τη γραμμή 2 είναι γρήγορη και εύκολη, αλλά εύκολα εξαπατά. Προσθέστε μία γραμμή στην αρχή και κάθε επόμενη γραμμή θα αντιστοιχιστεί με λάθος. Το αποτέλεσμα είναι εκατοντάδες «αλλαγές» που στην πραγματικότητα είναι μία. Το ίδιο πρόβλημα προκαλεί και η ταξινόμηση. Η αλλαγή σειράς δεν αλλάζει κανένα δεδομένο, όμως μια σύγκριση με βάση τη θέση θα αναφέρει κάθε μετακινημένη γραμμή ως αλλαγμένη. Αν μια διαφορά φαίνεται υπερβολικά μεγάλη, ελέγξτε πρώτα τη σειρά.

Χρησιμοποιήστε στήλη-κλειδί

Η στήλη-κλειδί ταυτοποιεί μια γραμμή και δεν αλλάζει για εκείνη τη γραμμή: ένας αριθμός παραγγελίας, ένας κωδικός προϊόντος, ένα αναγνωριστικό πελάτη. Διαλέξτε στήλη όπου κάθε τιμή εμφανίζεται μία φορά. Αν το κλειδί επαναλαμβάνεται, η σύγκριση δεν μπορεί να ξεχωρίσει ποια γραμμή είναι ποια, οπότε αναζητήστε καλύτερη στήλη ή συνδυάστε δύο.

Με κλειδί, κάθε γραμμή ανήκει σε μία από τέσσερις ομάδες:

Προστέθηκε. Το κλειδί υπάρχει μόνο στο νέο αρχείο.
Αφαιρέθηκε. Το κλειδί υπάρχει μόνο στο παλιό αρχείο.
Άλλαξε. Το κλειδί υπάρχει και στα δύο αρχεία, και τουλάχιστον ένα κελί διαφέρει.
Χωρίς αλλαγή. Το κλειδί υπάρχει και στα δύο, και όλα τα συγκρινόμενα κελιά ταιριάζουν.

Συγκρίνετε τα δύο αρχεία σάς επιτρέπει να επιλέξετε τη στήλη-κλειδί, δείχνει κάθε ομάδα με το πλήθος της και εμφανίζει ποια κελιά διαφέρουν σε κάθε γραμμή που άλλαξε.

Αλλαγμένα κελιά, και στήλες που αλλάζουν πάντα

Μια γραμμή που άλλαξε μπορεί να διαφέρει σε ένα κελί στα τριάντα, γι' αυτό κοιτάξτε τα κελιά. Μια τιμή που πάει από 12.50 σε 13.00 είναι διαφορετικό είδος αλλαγής από μια νέα διεύθυνση στην ίδια γραμμή. Αγνοήστε στήλες που αλλάζουν σε κάθε αποθήκευση, όπως η χρονοσφραγίδα «last modified», ώστε να μη γεμίζουν τη λίστα σας.

Τα κεφαλαία-πεζά και τα κενά διαστήματα έχουν επίσης σημασία. Το «Berlin» και το «berlin » διαφέρουν για τον υπολογιστή. Αν αγνοήσετε τα κεφαλαία-πεζά και τα κενά στις άκρες, θα αφαιρέσετε αυτές τις ψευδείς αλλαγές, όμως η διορθωμένη ορθογραφία είναι πραγματική αλλαγή, οπότε χρησιμοποιήστε αυτές τις επιλογές μόνο όταν η διαφορά δεν σας ενδιαφέρει.

Αριθμοί που φαίνονται διαφορετικοί αλλά είναι ίσοι

Δύο κελιά μπορεί να δείχνουν διαφορετικό κείμενο και να έχουν την ίδια τιμή. Αυτή είναι η συχνότερη αιτία ψευδών αλλαγών:

Διαχωριστικά χιλιάδων. Τα 1,000 και 1000 είναι ο ίδιος αριθμός.
Δεκαδικά ψηφία. Το 12.5 που εμφανίζεται ως 12.50 έχει την ίδια τιμή με διαφορετική εμφάνιση.
Μορφές νομίσματος. Ένα κελί με μορφή £5 περιέχει τον αριθμό 5. Ένα κελί που πληκτρολογήθηκε ως κείμενο, με το σύμβολο £, δεν είναι αριθμός.
Ημερομηνίες. Το υπολογιστικό φύλλο αποθηκεύει την ημερομηνία ως σειριακό αριθμό και την εμφανίζει σε μορφή που επιλέγετε, οπότε το 03/04/2026 και το 2026-04-03 μπορεί να είναι η ίδια μέρα.

Το εργαλείο σύγκρισης διαβάζει τους αριθμούς όπως τους γράφει ένα υπολογιστικό φύλλο και διαβάζει τις τιμές που αποθήκευσε το Excel, όχι τους τύπους που τις παρήγαγαν. Ένας αριθμός αποθηκευμένος ως κείμενο συγκρίνεται ως κείμενο, γι' αυτό ελέγξτε τον τύπο δεδομένων κάθε στήλης πριν εμπιστευτείτε τη σύγκριση αυτής της στήλης.

Οι υπολογιστές αποθηκεύουν επίσης τα δεκαδικά σε δυαδική μορφή, οπότε το 0.1 + 0.2 δεν είναι ακριβώς 0.3 στις περισσότερες γλώσσες προγραμματισμού. Η ρύθμιση ανοχής θεωρεί τους αριθμούς ίσους όταν διαφέρουν όχι περισσότερο από ένα ποσό που επιλέγετε, όπως 0.01 για ένα λεπτό.

Όταν δεν υπάρχει κοινό κλειδί

Χρησιμοποιήστε το πιο σταθερό ζεύγος που έχετε, όπως όνομα και ημερομηνία γέννησης, και ελέγξτε χειροκίνητα ένα δείγμα. Αν συγκρίνετε πάντως με βάση τη θέση, διαβάστε το αποτέλεσμα ως «αυτές οι γραμμές διαφέρουν στην ίδια θέση» και όχι ως απόδειξη του τι άλλαξε.

Σύνδεση και αντιστοίχιση: τα συγγενικά έργα

Η σύγκριση ρωτά τι διαφέρει ανάμεσα σε δύο εκδόσεις του ίδιου πίνακα. Η σύνδεση (join) ρωτά πώς ταιριάζουν μεταξύ τους δύο διαφορετικοί πίνακες. Το VLOOKUP είναι η πιο απλή σύνδεση: βρίσκει ένα αντίστοιχο κλειδί σε άλλον πίνακα και επιστρέφει μια τιμή από αυτόν. Δύο παγίδες προκαλούν τις περισσότερες εκπλήξεις του. Κοιτάζει μόνο την πρώτη στήλη της περιοχής, οπότε το κλειδί πρέπει να βρίσκεται αριστερά. Και επιστρέφει την πρώτη αντιστοιχία που βρίσκει, οπότε ένα κλειδί που εμφανίζεται δύο φορές περιορίζεται σιωπηλά σε μία γραμμή. Η παράλειψη του τελευταίου ορίσματος το μετατρέπει επίσης σε προσεγγιστική αντιστοίχιση. Το XLOOKUP δεν χρειάζεται το κλειδί αριστερά, αλλά και αυτό επιστρέφει μία αντιστοιχία ανά αναζήτηση.

Ενώστε δύο υπολογιστικά φύλλα με μια κοινή στήλη κάνει την ίδια δουλειά χωρίς τύπους. Επιλέξτε το κλειδί σε κάθε πίνακα και τον τύπο σύνδεσης:

Κρατήστε όλες τις γραμμές αριστερά κρατά κάθε γραμμή του πρώτου πίνακα και προσθέτει τις αντίστοιχες στήλες όπου υπάρχουν.
Μόνο οι αντιστοιχίες κρατά μόνο τις γραμμές που βρέθηκαν και στους δύο πίνακες.
Γραμμές αριστερά χωρίς αντιστοιχία εμφανίζει όσα λείπουν από τον δεύτερο πίνακα, συχνά το πιο χρήσιμο αποτέλεσμα.

Για διπλότυπα κλειδιά, το Πρώτη αντιστοιχία συμπεριφέρεται όπως το VLOOKUP. Το Όλες οι αντιστοιχίες προσθέτει γραμμή για κάθε αντιστοιχία, οπότε ένας πελάτης που εμφανίζεται τρεις φορές δεξιά θα εμφανιστεί τρεις φορές στο αποτέλεσμα. Μετρήστε τις γραμμές πριν και μετά, και ελέγξτε πρώτα τα διπλότυπα.

Ονόματα γραμμένα διαφορετικά

Τα ακριβή κλειδιά αποτυγχάνουν όταν το ίδιο πράγμα γράφεται με δύο τρόπους: «Jon Smith» και «John Smith», «Müller» και «Mueller». Η ασαφής αντιστοίχιση δίνει σε κάθε όνομα μιας λίστας το πλησιέστερο όνομα της άλλης, μαζί με βαθμολογία. Η βαθμολογία είναι η μεγαλύτερη από δύο μετρήσεις. Η μία συγκρίνει γράμματα με τη σειρά τους και ανταμείβει κοινή αρχή, κάτι που ταιριάζει σε «Smith» και «Smyth». Η άλλη συγκρίνει λέξεις, οπότε ένα όνομα του οποίου όλες οι λέξεις εμφανίζονται στο άλλο παίρνει 100. Διαβάστε με προσοχή ένα 100 όταν το ένα όνομα έχει επιπλέον λέξεις. Το εργαλείο αγνοεί τους τόνους και τη στίξη και μπορεί να αφαιρέσει λέξεις εταιρείας όπως Inc ή Ltd. Η βαθμολογία παραμένει εκτίμηση, οπότε διαβάστε τα ζεύγη πριν τα αποδεχτείτε.

Ακραίες περιπτώσεις

Αόρατοι χαρακτήρες κάνουν ίσα κλειδιά να φαίνονται άνισα. Αφαιρέστε αόρατους χαρακτήρες αν κλειδιά που φαίνονται ίδια αρνούνται να ταιριάξουν.
Τα αρχικά μηδενικά χάνονται όταν ένα αρχείο ανοίγει σε υπολογιστικό φύλλο, οπότε το «00421» δεν ταιριάζει πια με την κειμενική του εκδοχή. Επιλέξτε Αγνόησε τα αρχικά μηδενικά στη σύνδεση, ώστε και οι δύο γραφές να μετρούν ως το ίδιο κλειδί.
Οι κρυφές στήλες μετρούν ακόμη στη σύγκριση, εκτός αν τις αγνοήσετε.

Η σύντομη μέθοδος

Διαλέξτε στήλη-κλειδί και στα δύο αρχεία, και ελέγξτε ότι είναι μοναδική.
Συγκρίνετε με βάση το κλειδί και ενεργοποιήστε τους κανόνες για κεφαλαία-πεζά και κενά μόνο όπου η διαφορά δεν έχει σημασία.
Αγνοήστε στήλες που αλλάζουν σε κάθε αποθήκευση.
Ελέγξτε τα σύνολα. Με μοναδικά κλειδιά, οι γραμμές χωρίς αλλαγή συν αυτές που άλλαξαν συν αυτές που αφαιρέθηκαν ισούνται με το πλήθος των γραμμών του παλιού αρχείου, και οι γραμμές χωρίς αλλαγή συν αυτές που άλλαξαν συν αυτές που προστέθηκαν ισούνται με το πλήθος των γραμμών του νέου αρχείου.

Σύντομες απαντήσεις

Γιατί μια μόνο εισαγόμενη γραμμή σημαδεύει τα πάντα ως αλλαγμένα;

Η σύγκριση με βάση τη θέση αντιστοιχίζει κάθε γραμμή με εκείνη που έχει τον ίδιο αριθμό, και η εισαγωγή μετατοπίζει κάθε επόμενη γραμμή. Συγκρίνετε με στήλη-κλειδί.

Γιατί δύο αρχεία με τους ίδιους αριθμούς εμφανίζουν αλλαγή;

Οι τιμές πιθανότατα είναι αποθηκευμένες ως κείμενο ή έχουν διαφορετική μορφή. Ελέγξτε τον τύπο της στήλης.