Cách tìm điểm khác nhau giữa hai phiên bản của một bảng tính

Để tìm điểm khác nhau giữa hai phiên bản của một bảng tính, hãy ghép từng dòng trong file cũ với dòng tương ứng trong file mới, rồi so sánh các ô của từng cặp đã ghép. Việc ghép cặp mới là phần khó. So sánh từng dòng theo vị trí sẽ sai ngay khi có dòng bị chèn thêm hoặc file bị sắp xếp lại, vì mọi dòng phía sau đều bị so với dòng sai. Ghép theo một cột khóa, chẳng hạn số đơn hàng, giúp mỗi dòng luôn đi cùng đúng bản ghi của nó, kể cả khi các dòng bị dịch chuyển.

So sánh bảng tínhTìm xem đã thay đổi gì giữa hai fileDùng miễn phí

Vì sao so sánh theo thứ tự dòng dễ sai

So sánh dòng 2 với dòng 2 thì nhanh và dễ làm, nhưng dễ cho kết quả sai. Chỉ cần thêm một dòng ở đầu, mọi dòng phía sau sẽ bị ghép nhầm. Kết quả là hàng trăm "thay đổi" thực ra chỉ là một thay đổi duy nhất. Sắp xếp lại cũng gây ra đúng vấn đề này. Sắp xếp lại không làm thay đổi dữ liệu nào, nhưng so sánh theo vị trí sẽ báo mọi dòng bị dịch chuyển là đã thay đổi. Nếu kết quả so sánh lớn bất thường, hãy kiểm tra thứ tự dòng trước.

Dùng cột khóa

Cột khóa dùng để nhận diện một dòng, và giá trị của nó không đổi với dòng đó: số đơn hàng, mã sản phẩm, mã khách hàng. Hãy chọn cột mà mỗi giá trị chỉ xuất hiện một lần. Nếu khóa bị lặp lại, việc so sánh không thể biết dòng nào là dòng nào, nên hãy tìm cột khác phù hợp hơn hoặc kết hợp hai cột lại.

Khi đã có khóa, mỗi dòng sẽ thuộc một trong bốn nhóm:

Thêm mới. Khóa chỉ có trong file mới.
Đã xóa. Khóa chỉ có trong file cũ.
Đã thay đổi. Khóa có trong cả hai file, và ít nhất một ô khác nhau.
Không thay đổi. Khóa có trong cả hai file, và mọi ô được so sánh đều khớp nhau.

So sánh hai file cho phép bạn chọn cột khóa, hiển thị từng nhóm cùng số lượng, và liệt kê các ô khác nhau trong mỗi dòng đã thay đổi.

Ô bị đổi, và các cột luôn thay đổi

Một dòng đã thay đổi có thể chỉ khác ở một ô trong ba mươi ô, nên hãy xem từng ô. Giá từ 12,50 lên 13,00 là một kiểu thay đổi khác với việc đổi địa chỉ trong cùng dòng đó. Hãy bỏ qua các cột tự thay đổi mỗi lần lưu, chẳng hạn cột dấu thời gian "lần sửa cuối", để chúng không làm đầy danh sách của bạn.

Chữ hoa, chữ thường và khoảng trắng cũng quan trọng. "Berlin" và "berlin " là hai giá trị khác nhau với máy tính. Bỏ qua chữ hoa/thường và khoảng trắng ở đầu và cuối sẽ loại bỏ những thay đổi giả này, nhưng sửa chính tả là thay đổi thật, nên chỉ dùng các tùy chọn đó khi sự khác biệt không ảnh hưởng đến bạn.

Số trông khác nhưng thực ra bằng nhau

Hai ô có thể hiển thị chữ khác nhau mà vẫn chứa cùng một giá trị. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất gây ra thay đổi giả:

Dấu phân cách hàng nghìn. 1.000 và 1000 là cùng một số.
Số chữ số thập phân. 12,5 hiển thị thành 12,50 chỉ là cách hiển thị khác của cùng một giá trị.
Định dạng tiền tệ. Ô định dạng là £5 thì chứa số 5. Ô được nhập dưới dạng chữ có dấu £ thì không phải số.
Ngày tháng. Bảng tính lưu ngày dưới dạng số thứ tự và hiển thị theo định dạng đã chọn, nên 03/04/2026 và 2026-04-03 có thể là cùng một ngày.

Công cụ so sánh đọc số theo cách bảng tính ghi chúng, và đọc giá trị mà Excel đã lưu thay vì công thức tạo ra chúng. Số được lưu dưới dạng chữ sẽ được so sánh như chữ, nên hãy kiểm tra kiểu dữ liệu của từng cột trước khi tin vào kết quả so sánh của cột đó.

Máy tính cũng lưu số thập phân theo hệ nhị phân, nên 0,1 + 0,2 không chính xác bằng 0,3 trong hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Cài đặt dung sai sẽ coi các số là bằng nhau nếu chênh lệch không vượt quá một mức bạn chọn, chẳng hạn 0,01 cho một xu.

Khi không có khóa chung

Hãy dùng cặp ổn định gần nhất bạn có, chẳng hạn họ tên cộng ngày sinh, và kiểm tra thủ công một mẫu dữ liệu. Nếu vẫn phải so sánh theo vị trí, hãy hiểu kết quả là "các dòng này khác nhau ở cùng một vị trí", chứ không phải bằng chứng cho biết điều gì đã thay đổi.

Nối và ghép khớp: các công việc liên quan

So sánh cho biết điều gì khác nhau giữa hai phiên bản của cùng một bảng. Nối cho biết hai bảng khác nhau khớp với nhau như thế nào. VLOOKUP là cách nối đơn giản nhất: nó tìm một khóa khớp trong bảng khác và trả về một giá trị từ đó. Có hai bẫy gây ra phần lớn các kết quả bất ngờ. Nó chỉ nhìn cột đầu tiên của vùng dữ liệu, nên khóa phải nằm ở bên trái. Và nó trả về kết quả khớp đầu tiên tìm thấy, nên một khóa xuất hiện hai lần sẽ âm thầm bị rút gọn còn một dòng. Bỏ trống đối số cuối cùng cũng khiến nó chuyển sang ghép khớp gần đúng. XLOOKUP không yêu cầu khóa phải ở bên trái, nhưng mỗi lần tra cứu vẫn chỉ trả về một kết quả khớp.

Nối hai bảng tính theo một cột chung làm cùng công việc mà không cần công thức. Hãy chọn khóa ở mỗi bảng và một kiểu nối:

Giữ tất cả dòng bên trái giữ mọi dòng của bảng thứ nhất và thêm các cột khớp ở nơi có dữ liệu tương ứng.
Chỉ các dòng khớp chỉ giữ những dòng tìm thấy ở cả hai bảng.
Dòng bên trái không có khớp liệt kê những gì bị thiếu ở bảng thứ hai, thường là kết quả hữu ích nhất.

Với khóa bị trùng, Khớp đầu tiên hoạt động giống VLOOKUP. Tất cả các khớp sẽ thêm một dòng cho mỗi kết quả khớp, nên một khách hàng xuất hiện ba lần ở bảng bên phải sẽ xuất hiện ba lần trong kết quả. Hãy đếm số dòng trước và sau khi nối, và kiểm tra các khóa trùng trước tiên.

Tên được viết khác nhau

Khóa chính xác sẽ thất bại khi cùng một thứ được viết theo hai cách: "Jon Smith" và "John Smith", "Müller" và "Mueller". Ghép khớp mờ sẽ gán cho mỗi tên trong một danh sách tên gần nhất trong danh sách kia, kèm điểm số. Điểm số là giá trị cao hơn trong hai phép đo. Một phép đo so sánh các chữ cái theo thứ tự và thưởng cho phần đầu giống nhau, phù hợp với "Smith" và "Smyth". Phép đo còn lại so sánh theo từ, nên một tên có tất cả các từ xuất hiện trong tên kia sẽ được 100 điểm. Hãy đọc điểm 100 cẩn thận khi một tên có thêm từ. Công cụ bỏ qua dấu thanh và dấu câu, và có thể bỏ các từ chỉ công ty như Inc hoặc Ltd. Điểm số vẫn chỉ là ước lượng, nên hãy đọc từng cặp trước khi chấp nhận.

Các trường hợp đặc biệt

Ký tự ẩn làm cho các khóa trông giống nhau nhưng thực ra khác nhau. Xóa ký tự ẩn nếu các khóa trông giống hệt nhau mà vẫn không khớp.
Số 0 đứng đầu biến mất khi file được mở trong bảng tính, nên "00421" không còn khớp với phiên bản dạng chữ của nó. Đánh dấu Bỏ qua số 0 đứng đầu trong phần nối để cả hai cách viết được tính là cùng một khóa.
Cột ẩn vẫn được tính trong so sánh trừ khi bạn bỏ qua chúng.

Cách ngắn gọn

Chọn một cột khóa ở cả hai file, và kiểm tra xem nó có duy nhất không.
So sánh theo khóa, và chỉ bật quy tắc chữ hoa/thường và khoảng trắng khi sự khác biệt không quan trọng.
Bỏ qua các cột tự thay đổi mỗi lần lưu.
Kiểm tra tổng số. Với khóa duy nhất, số không thay đổi cộng số đã thay đổi cộng số đã xóa bằng số dòng của file cũ, và số không thay đổi cộng số đã thay đổi cộng số thêm mới bằng số dòng của file mới.

Câu hỏi nhanh

Vì sao chỉ một dòng được chèn thêm mà mọi thứ đều bị đánh dấu là đã thay đổi?

So sánh theo vị trí ghép mỗi dòng với dòng có cùng số thứ tự, và việc chèn thêm làm dịch chuyển mọi dòng phía sau. Hãy so sánh theo cột khóa thay thế.

Vì sao hai file có cùng số liệu lại hiển thị có thay đổi?

Có thể các giá trị được lưu dưới dạng chữ, hoặc được định dạng khác nhau. Hãy kiểm tra kiểu dữ liệu của cột.